青藤計劃投稿

我記得起初老板只要一個電話過來，我們就會翻箱倒柜，手忙腳亂到處找東西。

后來我們總結經驗，原來是存放東西不規律，檔案管理沒做好，經過一段時間的磨合，我們總結出一套電子檔案和紙質檔案的管理方法。

在此，我想分別share下我關于：網址收藏夾、工作文件夾、學習資料整理的“秘密”。共計15條小建議，快快查收吧！希望能幫助更多的財務人員高效工作，省出更多的時間用于專業學習，提高我們財務人員的核心競爭力。

首先介紹一下網址收藏夾的整理，我以前沒有收藏夾的整理思路，用到的時候經常是百度一下，打開網址經常不是自己想去的網站，這樣一來二去時間都耽誤在路上了，后來我做了網址收藏夾的整理，打開收藏夾直接進入想去的網站，非常高效，雖然是一個小舉動但感覺進步了一大步。

網址收藏夾我分了7個文件夾，分別是：

稅務申報平臺、銀行平臺、工作平臺、其他申報平臺、查詢平臺、學習平臺、其他平臺。現在分別說一下這七個文件夾里保存的網址。

1、首先說一下稅務申報平臺，因為我們是三地報稅，所以我收藏了上海市電子稅務局，北京市電子稅務局，和河南省電子稅務局的網址。需要報稅的時候打開網址直接登錄。

2、銀行平臺也收藏了這三地的企業電子銀行網址，分別是中信銀行，平安銀行和建設銀行電子銀行網址。

3、工作平臺收藏了企業郵箱，工作日志以及團隊協作平臺的網址。

4、其他申報平臺收藏了商務部業務系統統一平臺，統計直報平臺以及登記備案平臺等。

5、查詢平臺收藏了國家稅務總局發票查驗平臺和查上市公司信息的巨潮資訊網等。

6、學習平臺收藏了正保會計網校的網址等。

7、其他平臺收藏了比如一證通平臺等。

這些收藏的網址都是平時工作高頻用到的，可以在用到的時候不用百度一下就能迅速進入，提高工作效率。

我分管幾十家公司，所以是一個公司建立一個大文件夾，公司大文件夾下再設置4個子文件夾，分別是財務資料、行政資料、稅務資料和銀行資料。

在這4個子文件夾下再設置子文件夾，層層嵌套：

1、財務資料，文件下設置財務報表和審計報告2個子文件夾，按年存放財務報表電子版以及各年度審計報告的掃描版。審計報告一定要先掃描一份電子版，這個掃描件會經常用到，需要用的時候第一時間就會提供出去。

2、行政資料文件下設置工商資料和社保資料2個子文件夾，工商資料下存放營業執照掃描件，工商調檔文件的掃描件等資料，營業執照的掃描件一定要留一份電子版的，這個使用頻率非常高。

還有一些資質比如各種證書也應該掃描一份電子版存檔，這樣在需要用的時候不用再去找紙質版文件復印，直接打印或提供電子版，非常方便。社保存放社保工資基數申報等資料。

3、稅務資料，也設置2個子文件夾，存放稅務申報資料和其他跟稅務相關的資料。

4、銀行資料，設置了銀行流水子文件夾，主要保存各年、各月的電子版銀行流水。銀行流水每個月要下載EXCEL版本并保存，查詢起來有時候比查會計賬本方便、快捷。

學習文件夾我分了3個大文件夾，分別是考試、稅、會計。考試存放電子版講義，稅大文件夾下又按稅種分子文件夾。

以上就是我分享的我在工作中的整理電子文件夾的經驗，再有4條注意事項：

1、各種證照一定要留存掃描版，還有一些高頻使用的第三方報告等也要留存掃描版。

2、電子檔案要隨時更新定期整理、歸檔。

3、對于對外報出的數據如果涉及計算一定要留存電子版的計算底稿，用以備查。

4、為了避免因為電腦問題致使電子檔案丟失，電子檔案一定要隨時備份。

現在企業一般都不只是一個主體在運營，為了節約成本，財務人員會身兼數職，公司職責多，職務多，管理的東西就多，更需要我們做好檔案管理。財務人員的電子檔案應該隨時整理并清理而且要及時把電子文件歸檔。一個清晰的財務電子檔案也反映了財務人員井井有條、做事情有條不紊的辦事風格，因為思路清晰是每個財務應該具備的職業素質。

各位財務同仁們，在工作中我們要不斷總結，努力把當前的工作做到極致，工作極致是沒有止境的，需要不斷改善、優化，你我共同專注并養成這種好的習慣吧！祝大家工作順利。

作者：accountingwang（網校論壇昵稱）

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