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中級審計師《審計理論與實務》復習：業務循環中的內部控制
第二部分
第二章 采購與付款循環審計
知識點三、業務循環中的內部控制（P252結合P121）
控制活動要素——業務授權控制，職責分工控制，憑證與記錄控制，實物控制，獨立檢查（P121）
1.職責分工（P252）
采購、驗收、付款和記錄要由不同的職能部門或人員負責。
職責分工：
（1）提出采購申請與批準采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制；
（2）批準請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而對企業整體利益產生損害；
（3）采購審批，合同簽訂與合同審批相互獨立，防止虛列支出；
（4）驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實收到的商品數額登記入賬；
（5）應付款項記賬員不能接觸現金、有價證券和其他資產，以保證應付款項記錄的真實性，正確性；
（6）內部檢查與有關執行和記錄部門相互獨立，以保證內部檢查的獨立性和有效性。
2.信息傳遞程序控制
（1）授權程序
有效的內部控制要求采購與付款業務的各個環節要經過適當的授權批準：
①企業內部建立分級采購批準制度；
②只有經過授權的人員才能提出采購申請；
③采購申請經獨立于采購和使用部門以外的被授權人的批準，以防止采購部門購入過量或不必要的商品，或者為取得回扣等個人私利而犧牲企業利益；
④簽發支票要經過被授權人的簽字批準，保證貨款是以真實金額向特定債權人及時支付。
（2）文件和記錄的使用
①收到購貨發票時，財會部門應將發票上所記的商品規格、數量、價格、條件及運費與訂購單、驗收單上的有關資料核對相符后入賬；
②對關鍵性憑證要預先編號，由經手人按編號歸檔保存，并由獨立人員定期檢查存檔文件的連續性；訂購單中要有足夠的欄目和空間，詳細反映訂貨要求；
③建立付款憑單制，以付款憑單作為支付貨款的依據；
④設置采購日記賬，及時完整記錄所有采購業務；
⑤對每一供應商設立應付款項明細賬，并與總賬平行登記。
（3）獨立檢查
①由獨立于業務經辦的人員對賣方發票、驗收單、訂購單、請購單進行獨立檢查，確保實際收到的商品符合訂購要求。
②定期核對采購日記賬和應收款項明細賬，檢查付款憑證單各項目填寫是否與賣方發票一致。
③由專人檢查采購形成的負債業務的真實性、實有數額及到期日等，按月向供應商取得對賬單并與應付款項明細賬核對調節，發生差異時查明原因。
④通過對賬確保債務的真實性和正確性，維護企業和債權人雙方的利益。
⑤檢查付款憑單計算的正確性。
⑥檢查付款記錄的及時性和正確性，由獨立人員按月編制銀行存款余額調節表，檢查銀行存款日記賬記錄的付款與銀行對賬單的一致性。
⑦定期檢查采購日記賬與總賬、應付款項明細賬與總賬、銀行存款日記賬與總賬的金額是否一致，出現差異時，應編制調節表進行調節。
3.實物控制（P253）
（1）加強對已驗收入庫的商品的實物控制，限制非授權人員接近存貨。
驗收部門人員應獨立于倉庫保管人員。同時加強對發生的退貨的實物控制。貨物的退回要有經審批的合法憑證。
（2）限制非授權人員接近各種記錄和文件，防止偽造和篡改會計資料。
特別應注意對支票的實物控制，不得讓核準或處理付款的人接觸；未簽發的支票應予以安全保管；作廢的支票予以注銷或另加控制，防止重復開具支票。
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