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會計檔案自動備份淺析
會計檔案的自動備份，即不需人員操作，由程序自動對備份的時機進行判斷，當條件符合時，自動對會計檔案進行備份。本文試圖通過對會計檔案自動備份的必要性及可行性進行分析，對會計檔案的安全性作一探索。
一、會計檔案自動備份的必要性
1、現有的部分會計軟件，特別是一些專用會計軟件，按用戶要求，將打印輸出的帳簿、報表、憑證等作為會計檔案進行保存。會計人員在使用電算化會計軟件時，如不能及時和正確地對會計檔案進行磁性備份，當數據庫發生故障需要恢復時，往往沒有磁性備份可以利用。這就要求在程序設計時應考慮這一現狀，在操作人員素質偏低的條件下或使用單位不主動進行磁性介質的備份時自動對會計檔案進行備份。這樣可以進一步降低對基層操作人員的要求，只要其保證錄入正確即可。當數據庫被破壞需要恢復時，如果沒有手工備份的數據庫，維護人員就可以利用自動備份的數據而不會受到影響。
2、現有的一些性能比較完善的電算化軟件考慮到數據庫的安全，將系統操作人員的操作時間、操作內容以日志文件的形式予以保存，這樣在非合法用戶對系統進行改動或操作員對系統進行了非法操作，可以作為一條重要的線索及時更正，這在一定程度上保證了數據庫的安全性。但計算機技術的迅速發展，大大簡化了數據庫的修改，不運行應用程序直接對數據庫進行修改的難度大大降低。例如：利用Delphi的SQL ExPloer可以直接對數據庫進行操作，且操作極為簡便，這方便了軟件開發人員和維護人員的工作。但是，一旦有人在不運行程序的情況下直接對數據庫進行修改，則日志文件中沒有記錄，監察人員很難發現系統被改動過。具備自動備份功能的會計軟件可將備份庫隱藏在不易被發現的目錄下或其他硬盤中，當被修改的數據庫進行備份時，系統會將其與備份庫進行比較，如發現以前的數據與備份庫中的數據不一致，可提出警告，從而及時發現問題。
3、便于審計和監督?？梢栽O想軟件開發商將自動備份的資料，如備份庫路徑、文件名等交給相應機構。在出現問題時便于審計和監督。例如，審計部門在進行審計時，可與軟件開發商聯系，利用開發商提供的資料，直接對數據完整的備份庫進行審計，從而發現源數據庫與備份庫的不同，查出審計對象的非法操作。
二、會計檔案自動備份的可行性
1、自動備份的條件日益成熟。首先，當前計算機硬件的性能不斷提高，從處理速度來看，處理器的主頻已達到1000MHZ，這使計算機在自動備份會計檔案時，操作員幾乎察覺不到。從存儲量來看，10G以上正成為流行配置。備份數據庫不會對計算機中其他程序的資源要求產生太大影響。其次，計算機軟件技術在迅速發展，使軟件開發難度降低，從而使添加自動備份功能時成本增加不多。在突破性能與成本的束縛后，自動備份的技術應在會計檔案的保存中發揮更大的作用。
2、解決思路。當時間符合軟件設定的條件時，例如每月的1號或每個星期五即自動對指定的會計檔案進行備份。備份的時機可以選在每次必須執行的任務時，例如啟動應用程序或應用關閉程序時。根據筆者的經驗，最好選擇在關閉程序時執行，因為程序關閉時需要執行的任務較少，這時執行會計檔案備份的任務不會使操作員覺得等待時間太長而難以忍受，且技術上也較易實現，例如在Delphi中，只要在Onclose事件中輸入程序代碼，這樣當應用程序關閉時，程序會自動判斷條件，從而決定是否對會計檔案進行備份。在備份時，將源數據庫的數據與備份庫進行比較，如果編號為源數據庫獨有，則說明是上一次備份后的新記錄，將其添加到備份庫中。如果編號相同而內容不同，說明源數據庫被改動，提出警告等待進一步處理；如果編號與內容均相同，說明記錄是正確的，則處理下一條記錄。
一、會計檔案自動備份的必要性
1、現有的部分會計軟件，特別是一些專用會計軟件，按用戶要求，將打印輸出的帳簿、報表、憑證等作為會計檔案進行保存。會計人員在使用電算化會計軟件時，如不能及時和正確地對會計檔案進行磁性備份，當數據庫發生故障需要恢復時，往往沒有磁性備份可以利用。這就要求在程序設計時應考慮這一現狀，在操作人員素質偏低的條件下或使用單位不主動進行磁性介質的備份時自動對會計檔案進行備份。這樣可以進一步降低對基層操作人員的要求，只要其保證錄入正確即可。當數據庫被破壞需要恢復時，如果沒有手工備份的數據庫，維護人員就可以利用自動備份的數據而不會受到影響。
2、現有的一些性能比較完善的電算化軟件考慮到數據庫的安全，將系統操作人員的操作時間、操作內容以日志文件的形式予以保存，這樣在非合法用戶對系統進行改動或操作員對系統進行了非法操作，可以作為一條重要的線索及時更正，這在一定程度上保證了數據庫的安全性。但計算機技術的迅速發展，大大簡化了數據庫的修改，不運行應用程序直接對數據庫進行修改的難度大大降低。例如：利用Delphi的SQL ExPloer可以直接對數據庫進行操作，且操作極為簡便，這方便了軟件開發人員和維護人員的工作。但是，一旦有人在不運行程序的情況下直接對數據庫進行修改，則日志文件中沒有記錄，監察人員很難發現系統被改動過。具備自動備份功能的會計軟件可將備份庫隱藏在不易被發現的目錄下或其他硬盤中，當被修改的數據庫進行備份時，系統會將其與備份庫進行比較，如發現以前的數據與備份庫中的數據不一致，可提出警告，從而及時發現問題。
3、便于審計和監督?？梢栽O想軟件開發商將自動備份的資料，如備份庫路徑、文件名等交給相應機構。在出現問題時便于審計和監督。例如，審計部門在進行審計時，可與軟件開發商聯系，利用開發商提供的資料，直接對數據完整的備份庫進行審計，從而發現源數據庫與備份庫的不同，查出審計對象的非法操作。
二、會計檔案自動備份的可行性
1、自動備份的條件日益成熟。首先，當前計算機硬件的性能不斷提高，從處理速度來看，處理器的主頻已達到1000MHZ，這使計算機在自動備份會計檔案時，操作員幾乎察覺不到。從存儲量來看，10G以上正成為流行配置。備份數據庫不會對計算機中其他程序的資源要求產生太大影響。其次，計算機軟件技術在迅速發展，使軟件開發難度降低，從而使添加自動備份功能時成本增加不多。在突破性能與成本的束縛后，自動備份的技術應在會計檔案的保存中發揮更大的作用。
2、解決思路。當時間符合軟件設定的條件時，例如每月的1號或每個星期五即自動對指定的會計檔案進行備份。備份的時機可以選在每次必須執行的任務時，例如啟動應用程序或應用關閉程序時。根據筆者的經驗，最好選擇在關閉程序時執行，因為程序關閉時需要執行的任務較少，這時執行會計檔案備份的任務不會使操作員覺得等待時間太長而難以忍受，且技術上也較易實現，例如在Delphi中，只要在Onclose事件中輸入程序代碼，這樣當應用程序關閉時，程序會自動判斷條件，從而決定是否對會計檔案進行備份。在備份時，將源數據庫的數據與備份庫進行比較，如果編號為源數據庫獨有，則說明是上一次備份后的新記錄，將其添加到備份庫中。如果編號相同而內容不同，說明源數據庫被改動，提出警告等待進一步處理；如果編號與內容均相同，說明記錄是正確的，則處理下一條記錄。
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