企業內部控制制度,是為適應生產經營管理的需要而產生的,是現代企業內部管理制度的一個重要組成部分。只要存在企業經濟活動,就需要有相應的內部控制制度。
一、建立企業內部控制制度的意義
企業內部控制制度,是指單位內部為了有效地進行經營管理,而制定的一系列相互聯系、相互制約、相互監督的制度、措施和方法的總稱。
現代企業內部控制制度,其范圍相當廣泛,其作用已遠不止防弊糾錯,比較完善的內部控制制度可以發揮以下四個方面作用:1、能夠保護財產物資的安全完整。內部控制制度對財產物資的保管和使用采取各種控制手段,可以防止和減少財產物資被損壞,杜絕浪費、貪污、盜竊、挪用和不合理使用等問題的發生;2、能夠提高會計資料的正確性和可靠性。正確可靠的會計數據是企業經營管理者了解過去、控制目前、預測未來、作出決策的必要條件,而內部控制系統通過制定和執行業務處理程序,科學地進行職責分工,使會計資料在相互牽制的條件下產業,從而有效地防止錯誤和弊端的發生,保證會計資料的正確性和可靠性;3、能夠保證國家對企業的宏觀控制。國家制定的一系列財政紀律及法規,都要求企業通過建立內部控制制度來落實,企業通過實施內部控制制度以進行自我約束,遵循國家的財政紀律和法規;4、能夠保證企業高效率經營。科學的內部控制制度,能夠合理地對企業內部各個職能部門和人員進行分工控制、協調和考核,促使企業各部門及人員履行職責、明確目標,保證企業的生產經營活動有序、高效地進行。
二、企業內部控制制度的內容
綜合目前企業的管理經驗,內部控制制度主要有以下幾方面的內容:
1.授權控制。授權控制是指企業各級工作人員,必須經過授權和批準,才能對有關的經濟業務進行處理,未經授權和批準,這些人員就不允許接觸這些業務,這一控制方式使每一個過程、環節責任、權利明確,使某些事件在發生時就得到了控制。受權控制要求規定各級管理人員的職責范圍和業務處理權限,同時也要求明確各級管理人員所承擔的責任,使他們對自己的業務處理行為負責。
2.分工控制。分工控制是指對于相關的職務,必須進行分工負責,不能由一個人同時包辦兼任。這一控制制度使經濟業務在處理時,有關人員能夠互相制約、相互監督。
3.業務記錄控制。業務記錄控制是指在對經濟業務進行會計記錄時,必須采取一系列措施和方法,以保證會計記錄的真實、及時和正確。
4.財產安全控制制度。財產安全控制制度,是為了確保企業財產物資安全完整,所采用的各種方法和措施。5.書面文件控制。書面文件控制是指在業務處理過程中,把企業對于經營管理的要求,有關注意事項等制成書面文件、規章制度,下發給各級工作人員,或懸掛在辦公室、倉庫等公眾場合。
6.人員素質控制。人員素質控制是采用一定的方法和手段,保證企業各級人員具有與他們所負責的工作相適應的素質,從而保證業務工作的質量。
三、建立企業內部控制制度應注意的幾個問題
1.內部控制制度首先必須符合國家的法規政策,不得制定與國家法規、政策相抵觸的“內部管理辦法”。
2.單位內部控制制度,最好由各科室討論并經職工代表大會審議通過,從而增強內部控制制度的權威性。
3.既要保證內部控制制度的穩定性,又要使內部控制制度在實踐中得到補充、完善。
4.避免內部控制制度重疊現象。解決責任不明、環節太多,人人有責而結果是人人都不負責的問題。實際工作中有些單位為解決“閑置”干部就業,從而形成多人簽字,環環蓋章,而無人承擔具體責任,遇事相互推諉的不負責的后果,致使有些本應盡快處理的問題終因手續不全而拖延。
5.定期檢查內部控制制度的執行情況。結合本單位目前工作實際,測試、評價某項具體內容是否實現了預期管理目標,看其是否取得了一定的效益,調動了職工的工作積極性。