ERP系統集信息技術與先進管理思想于一身，成為現代企業的運行模式，反映了時代對企業合理調配資源、最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石，因而成為許多企業追求的管理目標。國內一些頗具規模的出版社已經、正在或將要實施ERP系統。迄今為止，成功者有，但并不多。即使是成功者，雖有明顯效果，卻也是歷盡千辛萬苦。可以說，出版社實施ERP任重而道遠。

　　一、管理要求的不斷提高是實施ERP的起因

　　出版社目前使用的多數屬于傳統的單一層次、具有專門用途的管理軟件，諸如財務管理軟件、發行管理軟件、出版管理軟件等，都是針對原始數據進行基礎管理，著重解決數據的統計、匯總和日常單表的編制。在一定程度上，提高了使用部門的工作效率和數據的可用性。但由于不同部門使用不同的管理軟件，缺乏統一的規劃，難免出現各自為政、信息“孤島”現象，所謂的管理信息系統只能處于部門級應用水平。由此導致的結果是，數據缺乏可比性、一致性，甚至造成數據混亂、決策無所適從。

　　ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫，直譯為企業資源計劃。它是以信息技術為基礎，遵循系統化的管理思想，為各項業務的順暢運行提供管理平臺，以便整合企業內、外部所有資源，并將其進行合理規劃，從而使企業達到最大效益和最高效率，并最終為決策者提供詳實、可靠的決策支持的信息管理系統。

　　按照實施ERP系統的構想：由于是在同一個信息管理平臺上進行操作，規范了各個子系統之間的銜接和管理，即統一了品種名稱、客戶信息、版印次、產供銷、人財物等重要數據的選取口徑，為數據共享及數據同步提供了可能，改變了過去那種信息不通暢、情況不了解、盲目下決定、相互鬧矛盾的現象。在實際工作中使得財務、業務數據實現共享，形成了信息化建設中一條完整的“信息鏈”。這樣的信息系統對解決單品種核算和實施出版社生產經營全過程的業務和財務管理提供了最終的解決方案。

　　因此，出版社實施ERP，應該是自身發展的需要，是市場競爭對管理水平提升的需要，而不是趕時髦、做樣子。隨著文化體制改革，出版社由事業單位轉制為企業，并實現真正意義上的自主經營、自負盈虧。多數出版社逐漸成為市場競爭的主體，管理上也將出現這樣或那樣的矛盾，如選題或印制計劃變化頻繁、庫存嚴重積壓、委托代銷情況不清楚、發貨折扣混亂、賬款回收不暢、市場信息傳遞不及時等問題，這些問題會嚴重制約出版社的發展。必須切實解決好這些管理問題，全面提升出版社的管理水平及發揮管理效益，才能使出版社不至于在激烈的市場競爭中被淘汰或慘遭損失。而解決這些管理問題， ERP或為最佳選擇。

　　但是，我們也要注意，ERP是國外幾十年管理經驗的積累和沉淀，發達國家已實現的較完善的經濟體制、嚴謹的法律體系、為社會所遵循的倫理標準等，為ERP的實施構筑了堅實的經濟基礎和上層建筑。而我國大部分出版社距離真正的“現代企業”尚有距離，致使ERP的運行基礎不甚牢固。國內的ERP軟件在開發上僅僅經歷了幾年時間，起步較晚，特別是針對出版行業特殊的業務，鮮有軟件公司可以做到完善解決。因此，出版社在實施ERP系統時，在考慮管理需要的同時，也要考慮管理基礎。

　　二、持續改進的不斷開發是實施ERP的關鍵

　　在軟件開發商手中，ERP就像一套組合家具的標準部件，通過實施，使這些部件進行最佳組合，逐漸形成完美的“家具”并符合使用要求。由此看來，ERP的實施過程至關重要。

　　首先，ERP系統不是像“傻瓜”相機一樣的標準軟件，而是需要不斷組裝、調試才能日臻完善。通過看似順暢的演示流程很難看出實質問題，因為演示環境都是軟件開發人員事先經過反復驗證、多次調試的，原始數據量小，而企業實際運作環境往往非常復雜，軟件開發人員無法做出事前預測。另外，ERP實施過程中，需要有非常熟悉出版行業的專家，這樣才能使軟件實施符合行業特點、遵循行業標準。畢竟出版社是屬于生產圖書這一特殊商品的行業，有其特殊的行業財稅規章制度，有特殊的核算要求，也有特殊的業務流程，如果開發人員對這些一知半解，會導致軟件自誕生之日起就帶有天生的缺陷，在使用過程中，會出現這樣或那樣的問題。目前的大多數實施ERP系統的出版社基本上是隨時出現問題，隨時提出個性化需求，進而完善程序，摸索前行。

　　其次，連續開發是在技術上保證ERP系統軟件持續、成功運行的必要手段。盡管ERP是眾多成功企業管理流程的精粹整合，具有一定的模式性和先進性，但是，不同行業管理流程和特點各異，而行業內不同企業又有不盡相同的管理要求。因此，在實際操作中，在不違背ERP系統管理規范化的同時，出版社和軟件開發商通常會結合本企業和ERP系統的具體實施情況，在深度和廣度上進行二次開發。二次開發與標準系統相比，除了功能更強大以外，還應具有更加獨立的行業特點、企業特點以及可擴展性能。這樣既能體現系統的高度集成性，又可以使出版社內部的技術部門擺脫對軟件開發商的過分依賴，逐漸過度到自行運作、維護系統。另外，也要注意二次開發帶來的新問題，如過于強調出版社的特點而降低管理和實施標準，新開發的系統與原有舊系統的數據轉移和新舊系統在程序上的沖突等。舊系統在其使用期間積累了大量的歷史數據，這些數據的準確遷移，是新系統順利啟用和日后穩定運行的前提。

　　再次，ERP系統的定期維護是保證系統穩定運行的前提。系統管理員應該監控數據庫的運行并對數據庫進行定期維護，包括組織相關環節進行數據驗證，以便及時發現問題并處理，從而保證數據庫內部的一致性、安全性和準確性；通過刪除冗余文件以釋放空間，從而提高系統運行速度。此外，定期做好數據的備份也同樣重要，一個龐大的信息系統，數據流無時不刻地在發生變化，只要數據是動態變化的，就有可能產生數據異動，出現系統故障。此時，如果事前沒有采取數據備份和對應的恢復措施，就會導致數據的丟失，造成無法彌補的損失。為此，技術部門應指定專人負責系統的維護，保證“信息流”暢通無阻。

　　三、自上而下的全力配合是實施ERP的保證

　　出版社各級管理者與時俱進、開拓創新的改革精神以及胸懷高屋建瓴的全局觀念，是ERP應用的前提。

　　與企業在固定資產或者營銷推廣等方面的投入相比，ERP投資是一筆不小的開支，既有前期的研發投入，也有后期的維護費用，且維護費用通常占軟件總投入的30%左右。出版社全體員工翹首企盼最終的ERP實施效果，為此，需要出版社自上而下的全力配合。

　　首先，決策層的領導只有接受ERP理念，并將其與出版社發展緊密結合，從戰略高度給予肯定，才能保證項目的順利實施。沒有領導的支持，再好的項目也無以為續。

　　其次，中層管理人員的理解和配合也是尤為重要的。一方面他們直接領導屬下身體力行參與到ERP的實施中，另一方面在遇到問題時，也是他們進行上、下溝通與協調，并提出切實可行的解決方案。

　　再次，基層員工的認同和執行力也不容忽視。ERP的實施需要出版社改變自身沿襲已久的工作方式，加上流程、業務的重組又意味著幾乎所有人的工作方式要改變，信息的采集最終被分配到基層員工端。事實上，新增加的業務端，確實增加了相關環節的工作量，如果他們產生抵觸情緒，就會影響ERP系統的實施效果。這就需要技術部門協同軟件公司對終端員工進行系統的培訓，做到系統啟動、培訓在先。相關使用部門，也應該積極投入和參與。項目開始前的概念培訓能使員工了解ERP系統，以及由此帶來的益處；系統使用和流程培訓能使員工了解新系統的規則和自己的相關任務；終端用戶使用手冊可以為員工提供日常工作指導、并幫助記錄所存在的問題從而進一步改進程序。由此可以看出，各業務端人員需要用相當一段時間去適應新系統，并逐漸樹立正確采集和錄入數據信息的工作態度。任何一個環節信息的不正確、不完整，都會給整個ERP系統的業務處理帶來信息失真，工作重復，甚者還有可能導致系統癱瘓。因此，出版社實施ERP一定要有以人為本的管理思想，決策層領導要把應用ERP與制訂出版經營發展戰略、推動出版社管理現代化進程和社內全員業績考核有機結合起來，促使全體員工自覺地投入到ERP應用中來，最終為企業的生存與發展盡職盡責。

　　出版社在實施ERP的初期階段，會面臨認識不統一，系統運行不穩定的問題，會有持不滿情緒的員工針對系統不完善發出的各種抱怨的情況，也會有部門之間發生誤會等不利因素，但如果全社上下能夠齊心協力、密切配合，就定能在風雨之后見彩虹。在此引用蘭登書屋的Weber對實施ERP系統的切身體會：“在蘭登書屋實施ERP的過程中，我們必須打破原有的、已經運行25年的成熟體制。這起初很‘痛苦’，也很‘難堪’，但我們堅信實行單一體制對提高效率是有益的，懷著這種信念，我們挺過了‘戒毒’的過程，事實證明這種堅持完全必要。”