它是指在系統運行前，根據確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細帳余額，定義有關帳表結構、內容和處理方法，輸入有關系統內相對固定的數據，如固定資產、工資固定信息等。這樣，當日或當月發生的有關業務憑證輸入計算機后，就可以試運行了。系統初始化主要包括如下幾個步驟：
（1）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細帳科目期初余額。
（2）輸入有關核算子系統固定數據，主要包括職工工資數據、固定資產卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產品名稱編碼、產品定額成本、工時費用定額等。
（3）定義帳、表結構、內容及計算公式。
初始化通俗的解釋是“前期準備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務工作搬到計算機中去進行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數據轉換到計算機中去。這個過程我們叫做“帳務初始化”。
帳務初始化主要有以下三個方面的工作：
（1）建立符合本單位財務管理要求的管理控制體系。
（2）建立符合本單位核算要求的科目體系。
（3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。
在帳務初始化功能中一般都有系統管理子功能，它的主要工作一般包括：財務人員工作及權限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務結構體系等。
二、建帳
建帳功能要解決的主要問題是：
⒈如何根據自己單位的業務情況建立科目核算體系。
⒉如何建立帳簿，形成總帳、銀行帳、現金帳、三欄明細帳、多欄明細帳、往來帳等。
⒊根據本單位的核算要求或習慣確定憑證的分類方法。
⒋進行上年期末余額的結轉工作并對結轉的期初數進行平衡校驗。
⒌年終結轉工作。
三、填制憑證
在完成了科目設置、年初余額設置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進行諸如填制憑證、復核憑證、登記銀行、現金日記帳的工作，這幾項工作統稱為日常帳務工作。填制憑證是會計日常的主要工作，財務人員根據原始憑據做出憑證，然后錄入到計算機中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據軟件，應考慮：
（1）一張憑證是由哪些因素構成的？
（2）填制一張憑證的步驟有哪幾步？
（3）怎樣填制一張帶有外幣或者數量核算的憑證？
（4）怎樣在填制憑證時增加一個科目？
（5）怎樣修改一張正在填制的憑證？
（6）怎樣修改一張已經填好的憑證？
（7）怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證？
為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進行復核，只有通過復核的憑證系統才應允許登帳。
銀行日記帳與現金日記帳的登錄功能也要具備。
四、登帳
主要包括：
⒈憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進行匯總，產生科目匯總表。
⒉記帳：將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應的帳簿上去，同時產生往來帳及要與銀行進行對帳的“待核銀行帳”。
⒊對帳：對帳的原則是：
①總帳借方合計=總帳貸方合計；
②上級科目借方發生額總計=其下級所有科目借方發生額總計；上級科目貸方發生額合計=其下級所有科目貸方發生額合計。
⒋結帳：當本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。結帳的原則是：在結帳的月份內，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結帳并提示相應信息。
五、自動轉帳
為了解決手工核算中的轉帳工作，減輕勞動強度，可以對部分帳務實行自動轉帳。
六、帳務數據的查詢與打印
包括對科目余額表、總帳帳頁、明細帳帳頁等會計資料的查詢、國內較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環境的客戶機/服務器結構的帳務軟件。
七、銀行對帳
⒈銀行帳的初始化：將所有未與銀行對上帳的業務輸入到計算機中，以便于利用系統繼續與銀行進行對帳工作。
⒉輸入銀行的對帳單。
⒊銀行對帳：通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達情況。
⒋查詢銀行存款余額調節表。
⒌查詢銀行未達帳。
⒍查詢單位未達帳。
八、往來帳管理
往來對帳就是要完成具有往來業務的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。
一般包括：
⒈往來明細帳定義
⒉往來帳初始化
⒊往來戶檔案管理
⒋往來帳查詢與打印
⒌往來對帳
⒍對帳單的查詢與打印
⒎往來戶余額的查詢與打印
九、日常管理
一般包括如下功能：
1.月結帳務數據做備份
2.數據備份與恢復
3.操作人員管理
4.查詢打印
5.網絡與數據庫管理
等，以上功能的介紹，是針對一個典型的帳務系統一般所具有的功能，對于各個帳務系統來說都有或多或少的變化。對于其它的系統如：報表系統、工資管理與人事管理系統、材料核算子系統、成本核算子系統、產成品與銷售核算子系統等的功能與性能這里不再細述，可參考其系統說明。
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