系統試運行 

　　一、初始化工作

　　它是指在系統運行前，根據確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細帳余額，定義有關帳表結構、內容和處理方法，輸入有關系統內相對固定的數據，如固定資產、工資固定信息等。這樣，當日或當月發生的有關業務憑證輸入計算機后，就可以試運行了。系統初始化主要包括如下幾個步驟：

　　(1)建立科目編碼及中文名稱對照表,輸入全部總帳、明細帳科目期初余額。

　　(2)輸入有關核算子系統固定數據,主要包括職工工資數據、固定資產卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產品名稱編碼、產品定額成本、工時費用定額等。

　　(3)定義帳、表結構、內容及計算公式。

　　初始化通俗的解釋是“前期準備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務工作搬到計算機中去進行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數據轉換到計算機中去。這個過程我們叫做“帳務初始化“。

　　帳務初始化主要有以下三個方面的工作：

　　(1)建立符合本單位財務管理要求的管理控制體系。

　　(2)建立符合本單位核算要求的科目體系。

　　(3)建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。

　　在帳務初始化功能中一般都有系統管理子功能，它的主要工作一般包括：財務人員工作及權限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務結構體系等。

　　二、建帳

　　建帳功能要解決的主要問題是：

　　1 如何根據自己單位的業務情況建立科目核算體系。

　　2 如何建立帳簿， 形成總帳、銀行帳、現金帳、三欄明細帳、多欄明細帳、往來帳等。

　　3 根據本單位的核算要求或習慣確定憑證的分類方法。

　　4 進行上年期末余額的結轉工作并對結轉的期初數進行平衡校驗。

　　5 年終結轉工作。

　　三、填制憑證

　　在完成了科目設置、年初余額設置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進行諸如填制憑證、復核憑證、登記銀行、現金日記帳的工作，這幾項工作統稱為日常帳務工作。

　　填制憑證是會計日常的主要工作，財務人員根據原始憑據做出憑證，然后錄入到計算機中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據軟件，應考慮：

　　(1)一張憑證是由哪些因素構成的?

　　(2)填制一張憑證的步驟有哪幾步?

　　(3)怎樣填制一張帶有外幣或者數量核算的憑證?

　　(4)怎樣在填制憑證時增加一個科目?

　　(5)怎樣修改一張正在填制的憑證?

　　(6)怎樣修改一張已經填好的憑證？

　　(7)怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證?

　　為了保證憑證的正確性與合法性,我們要對填好的憑證進行復核,只有通過復核的憑證系統才應允許登帳。

　　銀行日記帳與現金日記帳的登錄功能也要具備。

　　四、登帳

　　主要包括：

　　1 憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進行匯總，產生科目匯總表。

　　2 記帳： 將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應的帳簿上去，同時產生往來帳及要與銀行進行對帳的“待核銀行帳”。

　　3 對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計=總帳貸方合計; ②上級科目借方發生額總計=其下級所有科目借方發生額總計; 上級科目貸方發生額合計=其下級所有科目貸方發生額合計。

　　4 結帳： 當本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。結帳的原則是：在結帳的月份內，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結帳并提示相應信息。

　　五、自動轉帳

　　為了解決手工核算中的轉帳工作，減輕勞動強度，可以對部分帳務實行自動轉帳。

　　六、帳務數據的查詢與打印

　　包括對科目余額表、總帳帳頁、明細帳帳頁等會計資料的查詢、國內較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環境的客戶機/服務器結構的帳務軟件。

　　七、銀行對帳

　　1 銀行帳的初始化： 將所有未與銀行對上帳的業務輸入到計算機中，以便于利用系統繼續與銀行進行對帳工作。
　　
　　2 輸入銀行的對帳單。

　　3 銀行對帳： 通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達情況。

　　4 查詢銀行存款余額調節表。

　　5 查詢銀行未達帳。

　　6 查詢單位未達帳。

　　八、往來帳管理

　　往來對帳就是要完成具有往來業務的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。

　　一般包括：

　　1 往來明細帳定義

　　2 往來帳初始化

　　3 往來戶檔案管理

　　4 往來帳查詢與打印

　　5 往來對帳

　　6 對帳單的查詢與打印

　　7 往來戶余額的查詢與打印

　　九、日常管理

　　一般包括如下功能：

　　1 月結帳務數據做備份

　　2 數據備份與恢復

　　3 操作人員管理

　　4 查詢打印

　　5 網絡與數據庫管理等

　　以上功能的介紹，是針對一個典型的帳務系統一般所具有的功能，對于各個帳務系統來說都有或多或少的變化。對于其它的系統如：報表系統、工資管理與人事管理系統、材料核算子系統、成本核算子系統、產成品與銷售核算子系統等的功能與性能這里不再細述，可參考其系統說明。