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普華永道會計咨詢公司管理專家談運用信息技術實現財務集中管理

2003-11-24 13:56 《中國財經報》 【 】【打印】【我要糾錯
  在“互聯網時代的企業財務管理模式”研討會上,普華永道會計咨詢公司管理專家施(日文)的演講引起了與會者-企業集團財務負責人的極大興趣。現將施的講演整理刊登如下,以饗讀者:

  ①集中的趨勢。國際和國內日趨激烈的競爭,要求企業對自身有更全面的了解。我管理企業要知道我的核心競爭力在哪兒?而且當我的投資非常分散,子公司分公司非常分散的情況下,必須知道自己的資源、自己的實力到底在哪兒,這樣才能在競爭當中脫穎而出。

    ②資源的合理分配。舉個例子,我曾經在中國非常大的進出口公司做管理咨詢,他的銀行賬戶上差不多有四個億的現金。同時它的負債也是四個億,這就造成非常巨額的浪費。

    ③加強控制,向世界一流企業看齊。這主要是預算計劃的控制,內部的控制,內部的審計等等。

  集中控制是更高層次的財務管理,這已經成為一種趨勢。集中控制體現了更全面,更完善的財務管理。世界前500家大公司,所利用的信息,SAP系統大致達到80%,從他們的系統應用側面或以看到,集中控制的趨勢。

  從長遠看集中控制,大大降低管理成本,為什么會這樣說?為什么會用“長遠”這個詞?大家知道信息技術如果使用,投資非常巨大,無論是硬件、網絡通訊、操作系統、數據庫、應用軟件,他們的投資非常大。一看到這種投資很難在后面企業的回報收回,更何況信息技術本身也很難衡量回報。從長遠來看,信息系統如果能做到集中控制,能夠大大降低管理成本。

  另外,說到集中控制是達到更高信息技術應用水平的基礎,現在中國說Internet,互聯網的技術非常熱,大家都希望能夠趕上這撥。但是,如果你財務管理的水平、信息技術應用的水平,企業本身沒有達到一定的高度,運用那種技術實際是不現實的。

  提一個觀點,對于財務集中,有不同的觀點,這里有一個提法,對報表的集中、憑證的集中、交易的集中,這三種集中層次是一點點升高,他達到最高的境界應該是交易集中。

    ①最普通的集中對一個集團公司來說是每一家能夠給他提供比較完備的財務報表,這種集中很難避免有假賬、假表的情況。但是,他里面可以建立一些機制、建立一些相互制約的機制,報表當中最容易達到的,也是水平最低的集中。

    ②憑證集中,實際是財務信息系統的集中,它財務的核算和處理,在一定程度上已經都集中到總部。

    ③交易的集中,實際是更高層次的集中。整個交易的數據從源頭來,以銷售的數據,銷售的數據采集了以后,能夠自然地通過我們說的應收賬款系統達到總賬系統,不需要財務人員很多的介入。采購系統同樣,通過應付賬款的系統介入,庫存系統也是,資產管理系統也是。通過很多在業務上所發生的交易,使信息直接進入財務,財務系統應用到最高的境界,應該和業務系統完美地結合,財務達到最高的層次是業務的直接進入到財務。

  我對三種情況分別舉例子。

  第一個案例,中國石油天然氣股份有限公司,在國外上市成功。它的特點是跨行業、跨地區、多層次。雖然它是石油天然氣公司,石油天然氣方面有開發、管道、天然氣、煉油、化工、銷售,還有科研,它從行業來說跨很多的行業。跨地區,因為它西面到西藏,東面到上海,南面到海南島,北面到黑龍江,全國各地都有它的公司。層層合并、分布調整、多重驗證,實現了多個層次,目前,公司整個的機制運轉也非常順利。中國石油公司在短短的幾個月里面滿足國外投資人的需要報表,這是非常不容易的。還有另外一種體系,我們稱為KPI體系,這是關鍵業務指標的考核體系。這個考核體系的生成,又在另外一套報表系統里形成,這里又有一種對立的關系。

  從我們管理咨詢公司做過的企業來說,國外企業和國內企業,有一個很大的差別就在于內部審計所執行的力度。舉個例子,我們在武漢做過一個非常著名的企業,百威啤酒,這是非常賺錢的企業,而且在中國的效益非常好。但是我們在做項目時,發現一個非常有趣的現象,總部的哪個人物過來,他們都不害怕,但是總部的審計人員過來,總經理就非常害怕,因為審計人員可以當場把總經理罷免。

  第二個案例,中國石油委內瑞拉公司。這個例子非常具有典型性。在1998年有一個統計,中國真正在海外的投資,中國石油占了80%以上,它在委內瑞拉的投資達到30萬美金。中國在投資上,也想使用國外通用的SAP這種軟件,但是目前管理水平和世界好的企業相比,差異很大。所以當時只選擇了國外中型的軟件Pcatinum SQL.實現的方式是多種通訊方式的集中管理。它在加拉加斯首都,我當時去另外兩個油田都是坐飛機過去,但是三地的賬都是由加拉加斯總部一個地方做的。這種舉措非常好,但是可惜出現了一個很大的問題,反映非常慢。我打開一個憑證,憑證很慢,我就去喝杯咖啡,然后再聊聊天,回來一看,還沒有反映。到底怎么回事?加拉加斯總部跟一個通訊公司聯系,通訊公司是個衛星公司,通過衛星連接到了Caracoles的地方。它的選擇方式就是客戶服務器的方式,經過分析以后,實際上在于它當種傳輸模式,通過微波以及Caracoles到企業的內部網,通過幾種方式不斷的在轉換,通過路由器里面的各種轉換以后,信號處理變得非常復雜。客戶服務器就是通過客戶機跟客戶不斷的交互的形式做到。這種交互特別頻繁以后,特別是里面的通訊方式是異構的通訊方式,這樣就會變得非常緩慢。這是當時他們投資很多,但又碰到很大的一個問題。這個問題已經嚴重影響了他們的財務正常運作。

  解決這種問題帶來的好處是非常大的,它幾乎能夠隨時出整體的報表,因為所有的交易,所有的憑證都在總部。每一筆大的交易變化從總部都能看到。

  第三個案例說空中客車公司。空中客車在北京機場附近的地方。交易的集中怎么做到?空中客車公司是一個配件中心,也是一個培訓中心。從配件角度來說,它要在東亞這個地方,給所有東亞的航空公司配件。形成這樣一個配件中心,它必須要能夠實時控制。第一,作為歐洲國家的公司,它非常重視質量,因為對航空來說,配件質量不能錯,如果配件錯了,會導致空中事故。所以在東亞這邊,并沒有建立單一的一種財務系統或者是庫存管理系統。這個庫存管理系統跟德國的SAP系統聯系。我當時親眼看到它的操作是在中國,一個倉庫僅僅要發掉一個小小的螺母,都會通過專線跟德國連接,直接在那邊扣除庫存,這樣會用統一的代碼。它實現的成本非常高,但它把錢用在刀刃上,用在配件管理上,因為配件管理是整個航空公司,作為飛機制造商非常重要的部分,因為它要保證配件的質量。

  最后,新技術的應用使集中達到了一種可能性。首先是瀏覽器和服務器的技術。通過這種技術,又變成一種真正的集中。就是所有的信息都集中。每一個電腦只需要用一個瀏覽器就可以看到所有集中在總部服務器上的信息。大家必須注意,當它越來越集中,實際上對整個網絡,對通訊技術的依賴性越強,一旦網絡中斷,或者出現其他問題,就會造成很大的損失。作為每一個企業,必須非常注意市場的變化,才能真正達到這種水平。

  另外,綜合數據管理技術。這個比較復雜。比如前面說到的中國石油公司,比如在某些點,比如大慶、遼河,在那個范圍里實現集中,跟總部的關紗可以采取綜合數據管理技術,就是不斷復制更新數字的方法。

  對于集團公司的財務管理,大的趨勢是盡量從繁重的核算當中脫離出來,把更多的時間放在支持決策、作出分析上,這是一個必然的目標。

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