就在談話的時候，一旁正在演示系統的小丁接到了電話，有位客戶已經定的水泵要修改一些參數。小丁在系統里迅速找到了那筆定單，單子剛下到倉庫，還沒領料。于是在核對后，系統對這筆定單的一些參數進行了修改。呂峰介紹說：“泵生產行業有一個很大的特點是定單的修改率比較高，一般可以達到30-40%.在以前這是件非常耗時、耗力的事情，但有了這套系統后，我們操作起來就方便快捷多了。”
泵業巨子的高速發展之痛
以“中國泵業巨子”為發展目標的上海凱泉泵業集團目前已經是國內最大的水泵制造企業集團，總資產達五個億，是上海市百強私營企業第四名。在上海、浙江、江蘇等省市擁有7家企業，2個工業園區，總占地面積370畝，生產性建筑面積9萬平方米。曾當選第十屆“上海十大杰出青年”的凱泉集團總裁林凱文是在九十年代初在溫州永嘉創立凱泉泵業，1995年落戶上海。在進駐上海的短短8年間，凱泉泵業的銷售額節節攀升，從1000萬增長到去年的六個億，一舉登上了中國泵業的龍頭寶座。不僅如此，凱泉泵業還計劃到2005年，集團銷售產值達到25億，固定資產超過5億元，成為集科、工、貿為一體的大型集團公司和上市公司，從而實現“中國泵業巨子”的理想。
在實施金蝶ERP后，凱泉的庫存周轉率提高，庫存占用資金減少了。
凱泉泵業所經歷的高速發展既給自己帶來了成長的喜悅，也讓自己經歷著不為外人所知的高速成長之痛。據上海凱泉泵業集團行政總部副總監呂峰介紹，水泵企業特有的品種規格繁雜以及銷售環節和銷售渠道的多樣化，使凱泉泵業集團公司對供應鏈管理的難度和復雜性較一般企業要高。另外公司業務的發展、公司規模的不斷壯大，尤其是外埠分公司的不斷增加，公司在內部控制、庫存管理、存貨周轉、采購和銷售流程的監控以及財務和業務信息反饋方面存在著越來越多難以解決的問題。直接導致的是內控低效、內耗嚴重、信息緩慢、管理失調，造成存貨大量浪費、積壓和退貨等等問題，公司每年在這些方面的損失巨大，又無法提前得到信息警報和解決辦法。
面對這種困難和矛盾的狀況，作為中國最大的水泵企業，凱泉泵業也在不斷調整、完善其競爭戰略并積極尋求先進的管理手段。“雖然公司已經自主開發了部分應用軟件，為此還特地聘請了專門的軟件開發人員進行軟件開發，但功能滿足不了企業信息化整體需求。”呂峰說，“因此從1999年開始，公司開始選型。通過多方選擇、比較，最終選擇了金蝶K/3 ERP系統。”據金蝶實施人員介紹，在實施過程中，凱泉泵業先從供應鏈環節入手，即先實現采購、庫存、銷售的信息化管理，同時將企業生產管理和財務信息緊密集成，在此基礎上再分階段、有步驟地在整個凱泉泵業集團公司范圍內全面實施ERP系統，達到集成、統一的企業信息化管理。
分步實施 環環相扣
從1999年至今已有5年，這5年里金蝶實施人員見證了凱泉ERP建設走過的每一個足印。從1999年開始，凱泉便選擇實施金蝶ERP，但實施中并沒有像其他的許多企業那樣“全面進軍”，凱泉走的是分步實施。
“我們企業是一個機械制造企業，員工的信息化水平并不高，全線上ERP的方式并不適合我們，”呂峰介紹。有多年的實施經驗的金蝶公司向凱泉公司推薦的實施策略也是項目整體規劃，分步實施。因為作為一個ERP系統，它所涉及到的企業業務環節是緊密連接的，因此企業在ERP系統的規劃及實施ERP過程中，均需有一個全面的規劃。其中包括整個項目要達到的目標、實施周期、資金整體預算、實際投入資金、企業的人員投入能力、實施的范圍和內容等。在全面規劃的基礎上分步實施才能保證每一步是向目標邁進。對于具體的實施方法，金蝶公司為凱泉公司制定了三步走的實施方法。第一步建設物流管理系統、財務系統、生產管理系統。第二步建設制造管理系統。第三步建設決策分析、商業智能系統。同時，還可以根據企業發展的需要決定是否進一步運用客戶關系管理等系統。
在所有工作實施之前，凱泉先進行了“準備工作”。“我們在最初抽調和新招聘了5個人組成數據處理中心，專門負責數據的輸入、輸出工作。整個工作的流程還是按照原來的方式走，不過中間多了個數據處理的環節，各個部門的數據必須在數據處理中心進行輸入。”呂峰介紹說，這些新招來的人員，每人負責一個工作環節，庫房、物料、采購、計劃都有專人跟進。在這個過程里，凱泉泵業對人員、編碼和流程都做了準備。據介紹，當時數據處理中心的5名員工在后來的信息化建設過程中分別負責各個環節的人員培訓指導工作，成為了各個環節信息化的骨干。
這一過程中，凱泉也將自身一直存在的物料編碼不統一問題妥善解決，為以后的ERP建設打下了基礎。在沒有ERP前，凱泉沒有統一的編碼管理和統一的命名規則，這很容易造成庫存物資管理上的混亂。而且，庫存物資沒有統一的分類標準，造成有關數據統計上的標準不統一，不利于各個部門之間的業務來往和公司領導掌握準確的數據，影響企業的計劃、生產和調度方面管理。對此，凱泉數據處理中心把庫存物資分類分成四層管理，分別提供物資編碼解決方案、物資名稱解決方案、物資控制、結余物資管理等相關解決方案。花了一年的努力，在整個公司內部建立一套統一的完整的編碼體系，能夠適應公司各個部門的應用，而且也利于公司規范產品管理、資源共享和信息的傳遞。
經過兩年的準備工作后，2001年凱泉泵業感覺時機已成熟，開始將ERP建設推入到各個生產環節中。“我們在把數據處理中心的人員下放到各個關鍵部門的同時，也開始了大規模培訓。”在凱泉泵業最初培訓時，曾有人懸空拎著鼠標叫著“沒法用”。而就是在這樣的基礎上，經過三輪培訓后，所有的系統相關人員都能熟練進行系統操作。在項目的實施過程中嚴格按照金蝶公司的“金手指六步實施法”進行實施。四個多月的實施工作后，系統順利完成實施并交付正常運行，效果開始初現。
“金蝶ERP首先解決了我們長久以來的業務控制問題。我們在以往生產過程中經常會出現采購來的原材料沒有辦理入庫手續就被領用，等發票來了辦理入庫時原材料已經變成了產品。這就造成管理數據的統計困難，賬面和實際數據不一致。在以前規模小的時候這種情況還比較少，還可以人為的管理，但現在生產規模不斷擴大，再靠人來管就很困難了。”
這一凱泉遇到的業務控制問題也是許多機械制造企業常有的頑疾，金蝶ERP依據采購物資的不同和凱泉自身擁有的不同審批流程和審批層次，嚴格審批流程，從而控制企業的支出，節約采購資金。目前，在凱泉不辦理入庫根本領不了料。因為系統內無料可領，并且在管理制度上強調必須根據系統內的生產任務單來辦理領料單領、發料。這樣就從根本上杜絕了先領料后入庫的現象，并大大促進了業務員辦理入庫的效率，使物流與資金流完全同步，有效地監控了采購、庫存和領料的情況。
凱泉泵業集團行政總部副總監呂峰對目前凱泉泵業所取得的成功非常自豪：“凱泉在整個過程中所做的兩個正確選擇是成功的關鍵所在，那便是選擇正確的軟件選擇正確的人。”
同時，金蝶根據凱泉的需求提供了集成化的解決方案。通過金蝶K/3 ERP系統的實施，凱泉公司成功實現了業務集成。凱泉規范了基礎管理，尤其是對原輔料、產成品、采購定單、銷售定單、供應商、客戶等進行了統一、科學的分類、編碼管理；優化了采購、銷售、庫存、生產等業務流程；縮短了財務結賬、出報表的時間，提高了成本計算的準確性。通過實施，基本滿足了凱泉上ERP的初衷。通過K/3產品嚴密、靈活、強大的功能，實現了內部控制的規范，杜絕了許多不規范的做法。庫存周轉率提高，庫存占用資金減少；采購流程順暢。請購到采購、供應商管理、入庫、付款形成一環扣一環的有機整體，有效地控制了采購資金。通過銷售和應收款的管理，減少了應收賬款，從而減少了壞帳，并通過銷售系統靈活的定單管理功能，從銷售定單到生產任務單、BOM、投料單、生產領料單、產品入庫單、銷售出庫單、銷售發票、收款形成一環扣一環的有機銷售鏈環，有效地控制了應收賬款，大大提高了業務管理的水平。
兩個正確選擇
回首走過的5年信息化建設道路，呂峰對目前凱泉泵業所取得的成功非常自豪：“凱泉在整個過程中所做的兩個正確選擇是成功的關鍵所在，那便是選擇正確的軟件、正確的人。”
在選擇軟件問題上，凱泉泵業在最初選型中曾接觸過國內外眾多產品。凱泉認為，與其他軟件相比，金蝶尤其適用于復雜的制造業流程管理，能夠應對大數據量的業務處理，可以實現生產、采供、倉存、財務各環節之間聯接靈活，數據流轉順暢。同時還適應多種復雜流程的設計要求，是較理想的以生產制造為主的ERP管理軟件系統。凱泉認為金蝶公司與凱泉一樣都是成長型公司，選擇了金蝶自己的信息化也會不斷成長。在實施中，凱泉泵業原先購買的是金蝶K/3 8.8工業版，但當企業規模迅速發展后，K/3 8.8 的功能已經無法滿足企業不斷發展的需求。凱泉泵業便與金蝶公司二次合作，按照企業的現狀及今后發展的趨勢，對企業原有的信息化系統進行了大刀闊斧的整改，使用金蝶K/3 9.2 版ERP系統，并勝利完成了企業的財務、業務、生產、管理諸方面的二次實施工作，為企業建立了一個完整的、一體化的ERP信息系統。
人員是否選擇恰當也是ERP實施中的一門學問，對此凱泉深有同感。“許多單位認為一把手親自抓ERP實施是件很好的事情，但我們并不是這么認為的。”呂峰認為，需要企業一把手去抓的事務通常會非常多，這時再要求一把手深入到企業內部去全流程跟蹤，制定相關策略是不現實的。這種情況下，一把手往往會進行節點式的檢查，或者就提不出問題了，或者所制定的策略難以有效推行，項目的執行力就不強，極其容易流產。“最好的人選是企業中既懂技術又懂業務的人員，這樣的人了解企業，知道企業的問題出在哪些環節，是什么原因導致的。同時又把握軟件，可以將軟件的功能發揮得淋漓盡致。”
在凱泉泵業有句為人熟知的話：“有凱泉的地方就有水。”因為有高質量的水泵在驅動就有水的涌現。大到水利工程、高樓大廈，小到小區里的噴泉都離不開它。中國擁有至少120億元的泵業市場，而且每年還在以20%的速度遞增。巨大的市場給凱泉無限的發展空間，而金蝶ERP則給了高速發展的凱泉無限的發展動力。
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