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電算化管理體制與組織機構設置的選擇

2004-7-9 10:22  【 】【打印】【我要糾錯
  實施會計電算化必然會對會計工作及其組織機構產生一定的影響,為了適應電算化的要求,必須探求和設置與之相適應的機構。有以下幾種情況:

  ⒈ 集中管理方式。 這種形式把會計電算化工作,包括管理、開發和使用維護等都放在企業計算中心,財務部不設數據處理部門,也不安裝計算機設備。財務部門定期按規定向計算中心提供核算和管理所需的數據,由計算中心負責會計電算化的日常運行。在這種情況下,財務部門的組織機構一般不作大的變動,除了一些業務由計算機處理外,許多工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發揮計算機作用,提高數據共享程度,避免重復開發,也有利于企業統一領導、規劃和組織。但是,集中管理也有很大的缺點。第一,計算中心人員和財務人員不能很好地協作,各自不了解對方的知識和業務特點,各自偏重本單位情況,往往導致系統質量低,實用性較差等情況;

  第二,各部門極易產生依賴思想,認為開展電算化工作是計算中心的事,從而不能很好地配合和支持系統的實施和運行,影響會計電算化工作的正常進行。

  ⒉ 分散管理方式。

  在這種方式下,企業財會部門單獨配備計算機等設備,并配備一定的專業人員,會計電算化工作的實施,完全由財會部門負責進行,計算中心將不再參與。分散管理的優點是,第一,能調動財會部門的積極性;  第二,能根據財會部門的實際需要,分期分批解決急需電算化的項目,并且實用性強、投資少、見效快。其缺點也是明顯的;一是缺乏整體考慮,各部門都可能從各自的目標出發,不考慮相互之間的聯系,數據不能共享,系統效益不高;二是各業務部門都需要配置計算機專門人員,否則影響系統實施,平時遇到的簡單問題及維護工作,都不能及時處理。這種方式一般不可取。

  ⒊ 集中管理下的分散組織形式。 在這種形式下,企業設立專門的機構,統一負責全廠計算機應用規劃工作。規劃工作包括企業電算化的總體規劃,管理信息系統總體設計及子系統劃分,統一編碼,對所用機型等做出統一安排,指導各業務部門開展電算化工作,若企業已設立計算中心,專門機構的設置就可以以計算中心為主體設置。這種方式,既照顧了各業務部門的特點,又能統一管理組織,是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下,實施會計電算化后,就需要調整財務部門的內部組織機構,崗位與職能都可能發生變化。

  下圖所示,是一種電算化后機構設置形式:

  財務負責人

  管 數 數 財

  理 據 據 務

  開 準 處 管

  發 備 理 理

  維 人 人 組

  護 員 員

  人

  員

  管理、開發、維護人員負責會計電算化工作的規劃,參與系統開發工作 (如果自選開發的話) ,并負責日后的維護工作;數據準備人員負責電算化會計信息系統的運行工作、包括輸入、運行、輸出等工作;財務管理組負責一些財務日常管理工作( 這些工作一般計算機難以直接處理),并參與企業的管理工作。

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