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備考信息
原始憑證與會計人員工作緊密相關,初入行的會計人員會面對各種各樣的原始憑證。原始憑證是具有法律效力的證明文件,是會計核算的依據,應該符合下列基本要求:
(1)記錄要真實。必須實事求是地填寫經濟業務,原始憑證上填制的日期、業務內容、數量、金額等必須與實況完全符合,確保憑證內容真實可靠。
(2)內容要完整。原始憑證必須按規定的格式和內容填寫齊全,不得有任何遺漏,同時必須由經辦業務的人員簽字蓋章,對憑證的真實性和正確性負完全的責任。如果內容不齊備,則不能作為經濟業務的合法證明也不能作為有效的會計憑證。
(3)填制要及時。應當根據經濟業務的執行和完成情況及時填制原始憑證。
(4)書寫要清楚。原始憑證上的文字和數字都要認真填寫,要求字跡清楚,易于辨認,不得任意涂改、刮擦或刪改。一般憑證如果發現錯誤,須劃線更正,即將寫錯的文字或數字,用紅線劃掉,再將正確的數字或文字寫在劃紅線的上方,并加蓋經手人印章。
(5)格式要規范。原始憑證要用藍色或黑色筆書寫,書寫要清楚、規范。填寫支票必須使用碳素筆,屬于需要套寫的憑證,必須一次套寫清楚,合計的小寫金額前應加注貨幣符號,如"¥""HK""US"等。大寫金額有“分”的,后面不加“整”字,其余一律在末尾加“整”字,大寫金額前還應加注幣值單位,注明“人民幣”、“美元”、“港幣”等字樣,且幣值單位與金額數字之間以及各金額數字之間不得留有空隙。
特殊情況:對于遺失的原始憑證而又無法取得證明,如火車票等,可由當事人寫出詳細情況,由單位負責人批準后可以代作原始憑證。
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