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報表程序主要有三大系統(tǒng):一是報表定義,即建立描述文件;二是報表輸出,即根據(jù)描述文件計算并打印報表、匯總表、分析表等多種報表;三是報表維護,它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。
進行報表定義時,必須做好如下工作:一是要有一張空表的格式,即這張表的表頭是什么樣,表的欄目有多少,欄目的名稱是什么,有多少行,表尾有什么,我們可以在屏幕上畫一張空白的表格,并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來的,可以有兩個來源:其一是從賬目中取得某個科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù),我們稱之為“取數(shù)公式”;其二是從前期的報表或其他報表或本表中經(jīng)過加減乘除等計算而來,我們稱之為“計算公式”。把兩個公式分別存在兩個文件中,一個叫“取數(shù)公式文件”,一個叫“計算公式文件”。最后,還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關系進行描述,將其存在一個文件中,稱之為“校驗公式文件”。因此,要建立一張報表,就要有報表格式、取數(shù)公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件。因為這些文件都是描述某張報表的,故而統(tǒng)稱為“描述文件”。
一張報表就要有四個文件來描述它,如果要出多種報表,就要有許多描述文件。那么,到底哪四個文件是用來描述同一個文件的?為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯(lián)系,就要建立一個表格信息文件,即讓操作者告訴計算機打印哪張報表,使用哪些描述文件,這就要建立一個管理文件,我們稱之“表格管理文件”。
這樣,進行報表定義時,就需要建立“報表格式”、“取數(shù)公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個文件。
進行會計報表定義時還應注意如下兩個問題:
第一,為了取數(shù)方便,應在設置會計科目時,根據(jù)需要,多設明細科目。因為有些會計報表欄目中的數(shù)值,是根據(jù)一個或幾個一級會計科目的余額相加而形成的,例如:資產(chǎn)負債表中“貨幣資金”項目,是根據(jù)“現(xiàn)金”、銀行存款”、“其他貨幣資”科目的期末余額合計填列的。有的會計報表欄目中的數(shù)據(jù)要進行分析才能填列,例如:現(xiàn)金流量表中的“固定資折舊”項目,反映企業(yè)年度內(nèi)累計提取的折舊,本項目應根據(jù)“累計折舊”科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數(shù)分析填列。如果是手工記賬,編制報表時可以把賬簿中的“累計折舊”賬翻出來一頁一頁地看,通過查看摘要內(nèi)容,將本年度購買的舊的機械設備等固定資產(chǎn)中所含的折舊結轉(zhuǎn)數(shù)剔除,填列到現(xiàn)金流量表即可,而使用計算機時情況就不同了,公式很難根據(jù)摘要來設定;從“累計折舊”的貸方發(fā)生額中,又很難進行邏輯判斷,哪些是本年計提的計入成本費用的折舊,哪些是增加設備轉(zhuǎn)入的折舊。這樣就需要增設三個二級科目:“計入成本費用的折舊”、“非經(jīng)營性計提的折舊”、“其他折舊結轉(zhuǎn)”,在編制現(xiàn)金流量表時,對于“固定資產(chǎn)折舊”欄就可以根據(jù)“計入成本費用的折舊”數(shù)來填列。
第二,應細致認真地描述公式。運算符號除了主要的+、-、×、÷、=等以外,還有<(小于)、>(大于)、≠(不等于)、≥(大于或等于)、≤(小于或等于)等邏輯運算符,在定義時不應出現(xiàn)錯誤。同時也要注意取數(shù)的借方貸方。例如:資產(chǎn)負債表中“資產(chǎn)總額”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù);“資產(chǎn)總計”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù);“資產(chǎn)總計”的期末數(shù)應等于“負債及所有者權益”的期末數(shù)。
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