對于外賬的付款單和報銷單，出納、會計、財務經理和總經理的簽名是非常必要的。首先，出納是付款單的最終操作者，必須簽署證明一切交易付款正確無誤；其次，會計和財務經理需要確認付款單和報銷單的正確性并確保上帳無誤，以便日后財務復核；最后，總經理需要簽字批準，以確認所有交易合法、有效。此外，為了保證交易的真實性，一般還會有專門的簽字欄，用于確認出納簽字和他人支付的簽字，以及報銷人承擔責任的簽字等。從而保證付款單和報銷單內容的完整性，以及通過付款和報銷單發生的財務資金流動的合法性和有效性。拓展知識：付款單和報銷單在企業中可被認定為法定發票，其發票金額與付款單和報銷單的金額必須一致，僅作為有效憑據可用于企業內部資金流動。