1.首先要確認辦公室購買的空調是第三方買賣合同所規定的納稅實體，確認空調的詳細信息，如廠家及型號、購買的數量等； 2.確定空調的購買費用，確定購買日期，確定空調的采購入賬日期； 3.根據空調購買金額計算空調進項稅，并在采購入賬日期當天開具增值稅發票； 4.將空調購買情況寫入財務會計帳戶，記為購買商品的本金。及對應的增值稅發票； 5.在每月末結帳時，應清查出空調購買的進項稅與銷項稅，如有差額，應及時調整。 拓展知識：空調購買費用一般可分為本金及進項稅。一般的購買費用按照16%稅率進行計算，即16%的稅率計入本金，剩余的在進項稅中得到抵扣。