總賬是對各個科目的累計總和，現金付款憑證記現金賬和應付款憑證記應付款賬都應當在總賬上體現，具體的科目取決于現金付款和應付款的用途。例如，現金付款用于租金，則應在“租賃支出”這一科目上記錄，應付款項則記錄在“應付賬款”這一科目上，這樣就能夠體現出成本，這是發生業務的必要步驟，而且也需要做憑證，以證明賬目的真實性和有效性。憑證記錄了各種來源的相關憑證，如現金憑證、支票憑證、應付款憑證和銀行存款憑證等，都應當在總賬中體現。