員工出差的動車票報銷流程應該遵循公司的規章制度和相關的財務報銷規定。一般情況下，員工應該自己先墊付出差費用，然后憑發票等相關材料向公司財務部門進行報銷。在這個過程中，員工應確保發票的真實性和完整性，并遵循公司的報銷流程。 如果員工將發票交給了行政人員，由行政人員代為報銷，那么行政人員應該按照公司的規定和流程進行操作，確保報銷的準確性和合規性。行政人員不應該私自使用員工的發票進行報銷，這種行為可能涉嫌違規操作，甚至可能構成違法行為。 員工將發票交給行政人員代為報銷是可以的，但行政人員不能私自使用員工的發票進行報銷。為了確保報銷流程的合規性和準確性，建議公司制定明確的報銷規定和流程，并加強內部管理和監督。同時，員工和行政人員都應該遵守公司的規定，確保報銷工作的順利進行。