在Excel中打印時經常會碰到一些問題，但都可以利用“視圖”（View）功能區選項卡“工作簿視圖”（Workbook Views）中的圖標來解決。Excel的默認視圖樣式為“普通”（Normal）視圖。圖1中顯示的其他三個圖標均具有特定功能，可簡化打印設置。

分頁預覽圖

此視圖會更改Excel網格線，顯示打印區域（白色背景）和非打印區域（灰色背景）——參見圖2。

分頁預覽視圖還會顯示水印頁碼，有助于了解打印順序。

此視圖會以藍色實線顯示打印區域和分頁符。藍色虛線是Excel根據當前打印設置自動算出的分頁線。可通過單擊并拖動藍色虛線來移動分頁符。移動虛線后，虛線會變為實線。

移動自動分頁符還會修改打印時的縮放比例。可通過“頁面布局”（Page Layout）功能區選項卡（圖3）查看縮放比例（Scale）。

溫馨提示：縮放比例低于75％時容易造成閱讀困難。

右擊工作表時會出現其他打印選項——參見圖4。

頁面布局圖標

此視圖下，Excel的顯示界面與Word類似，并能直觀地看到頁面的打印效果。

請注意，在頁面布局視圖下無法使用“視圖”（View）功能區的“凍結窗格”（Freeze Panes）功能。

“凍結窗格”可將特定行固定在頁面頂部，將特定列固定在頁面左側。使用該功能后，進行下一步操作之前會顯示警告信息。

在此視圖下可以方便地設置頁眉或頁腳。點擊頁眉或頁腳區域后會顯示新的功能區，其中包含所有可用選項——參見圖5。

此視圖會默認顯示頁邊距，可通過點擊上下頁之間的圖標來隱藏頁邊距。功能區左側兩個圖標的下拉菜單中提供了標準頁眉和頁腳樣式——參見圖6。

小圖標

Excel屏幕右下角（縮放比例的左側）有三個小圖標，分別代表三種不同的視圖模式，從右到左依次為“普通”（Normal）、“頁面布局”（Page Layout）和“分頁預覽”（Page Break Preview）——參見圖7。

自定義視圖圖標

利用“自定義視圖”（Custom Views）功能可以保存某個時間點的顯示和打印設置，包括隱藏行或列、打印設置以及隱藏/取消隱藏工作表，之后可通過選擇相應的視圖名稱來應用這些設置。

盡管這項功能有時非常好用，但也存在一些限制。

如果文件中有格式化表格，則無法使用自定義視圖。將格式化表格插入已有自定義視圖的文件中，會導致自定義視圖無法使用。

創建自定義視圖時可以隱藏行。若使用篩選功能隱藏或取消隱藏特定行并且數據發生更改，則自定義視圖中保存的隱藏行和取消隱藏行設置可能無效。

如果想要在某個時間點隱藏和取消隱藏特定工作表，自定義視圖功能非常有用，利用它可以快速應用隱藏和取消隱藏工作表設置。不過，自定義視圖設置不適用于在自定義視圖創建之后添加的工作表。

自定義視圖無法進行編輯。如果自定義視圖創建后需要更改，則必須刪除后按新要求重新創建。自定義視圖的創建和使用均十分簡單。只要文件結構沒有太大變化，這項功能就會非常實用。

在許多情況下，自定義視圖的應用確實會受到限制。本文的配套視頻將具體說明自定義視圖的創建和使用方法（點擊“閱讀原文”觀看）。

取消隱藏工作表

在新版本的Excel中，可以通過右擊工作表選項卡并選擇“取消隱藏”（Unhide）來取消多個工作表的隱藏設置。

可結合使用Shift鍵或Ctrl鍵來選擇需要取消隱藏的多個工作表，然后點擊“確定”（OK）。在舊版Excel中，一次只能取消隱藏一個工作表，如果需要快速取消隱藏/隱藏多個工作表，利用自定義視圖功能可以一步解決。

Excel打印小貼士

?通過設置打印區域（頁面布局功能區）可以限制和控制打印范圍。

?首次打印前務必進入“打印”（Print）頁面（文件選項卡）進行查看，還要檢查頁數和分頁符。

?使用打印頁面中的內置選項（文件選項卡）有助于節省時間。

?常用選項包括：

1.方向（Orientation）——縱向（Portrait）或橫向（Landscape）

2.自定義邊距（Custom Margins）——提供“窄”（Narrow）邊距選項

3.縮放（Scaling）——將工作表調整為一頁（Fit Sheet to One Page）、將所有列調整為一頁（Fit All Columns on One Page）。

澳洲注冊會計師資質受到全球雇主的廣泛認可，在亞洲市場亦有超過60年的歷史沉淀。公會在香港、新加坡、馬來西亞等主要亞洲城市、大洋洲和歐洲均設有分會，支持會員的國際化事業發展，點擊獲取更多澳洲CPA資料>>

更多推薦：