費用科目應該如何設置

來源: 正保會計網校編輯： 2017/02/21 13:37:56　　字體：大小

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編者按：費用報銷有幾個亂象：科目越加越多、科目重疊交叉、其他費用龐雜隨意。很大程度是因為明細費用科目設置缺乏前瞻性與系統思維。費用二級科目要做到不重、不漏、不亂、有序，應遵循幾個原則：第一，依據費用性質分大類排序；第二，費用科目編號要留出擴容空間；第三，費用科目不可交叉；第四，其他費用要瘦身；第五，科目層級不要設置太多。

期間費用的核算是會計核算中發生頻次最高的事項。很多中小企業的會計人員做費用報銷一段時間后會發現幾個現象：科目越加越多、科目重疊交叉、其他費用龐雜隨意。為什么會出現這類亂象呢，很大程度是因為會計人員對明細費用科目的設置缺乏前瞻性與系統思維。

我們這里指的期間費用主要是銷售費用、管理費用，這兩類費用都可設置若干明細科目，即二級科目。二級科目的設置應力爭做到不重、不漏、不亂、有序。欲達成此目標應遵循幾個原則：

一、依據費用性質分大類排序

以管理費用為例，費用可梳理為以下七類：

1、薪酬類費用：主要核算管理部門人員的工資、獎金、五險一金、福利費等。

2、日常類費用：管理部門經常發生的日常費用，如辦公費、交通費、圖書資料費、差旅費、業務招待費、通信費、快遞費等。

3、專項費用：培訓費、審計費、中介服務費等。

4、辦公場所費用：辦公場所租賃費、物業費、水電氣暖費等。

5、攤折費用：固定資產折舊、無形資產攤銷、長期待攤費用分攤等。

6、資產減值：減值準備、存貨跌價準備固定資產減值、無形資產減值等。

7、其他費用：上述分類不涵蓋的費用。

銷售費用的分類與管理費用分類大致相同。區別在于銷售費用中的專項費用主要為廣告費、宣傳費、市場推廣費等，銷售費用不包括資產減值。

對費用區分大項一方面可以方便管理，有利于事后分析；另一方面可以讓費用歸集有序，避免重復設置二級科目。

二、科目編號要留出擴容空間

二級科目的設置首先要保證當前費用都有記錄之處，一段時間過后可能會有新的費用名目出現，費用科目自然也應相應增加。

費用科目應該如何設置

費用科目增加需要錄入賬務系統，新增科目編碼以不打亂原有的科目體系為宜。如管理費用科目編號602，薪酬類費用的科目編號可以從6010101-600199。601代表“管理費用”，01代表“薪酬類費用”，01-99代表二級費用科目。6010101-600199一共可容納99個二級科目，足可保證費用科目擴容。“管理費用-其他費用”科目編碼一般會設置為6019999。

三、費用科目不可交叉

每個費用科目設置后，應確定它的核算范圍，涵蓋在核算范圍內的費用名目不要設置二級科目。譬如，業務招待費與禮品費，交通費與過橋過路費。如果需要將費用核算得更加明細化，可以平行設置不重疊多個科目，譬如將“五險一金”科目分解為“養老保險”、“醫療保險”、“工傷保險”、“生育保險”、“失業保險”、“住房公積金”六個科目。

四、其他費用要瘦身

如果費用二級科目建得太少，費用歸集時常會發現找不到地方擱。一些會計人員為了省事，會將之記入“其他費用”，最后“其他費用”就成了費用垃圾筐。一時的省事，后果是后續的費用分析會困難重重。對“其他費用”瘦身，最好的方法是將經常發生的費用名目增設新的二級科目核算。

五、科目層級不要設置太多

費用核算要做到清晰，就需要減負。費用科目清爽，也是減負精神的體現。建議費用核算到二級科目為止，就不要設置三級科目了。科目層級越少，出錯的概率就越低。如果需要將二級科目核算的內容明細化，可以將明細項直接增設為二級科目。（作者：袁國輝經授權，尊重原創，來源：指尖上的會計）