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談會計電算化與高等院校固定資產管理
會計電算化(即會計信息系統)是一個人機結合的系統，是利用信息處理技術、現代化會計的方法，以計算機為工具，對各種會計數據進行收集、加工、處理、存儲和信息交換的人機系統。它使會計人員從繁瑣、重復的手工記賬、算賬、報賬工作中解脫出來，集中精力深入探討和分析各種信息，解決問題。下面就會計電算化在高等院校固定資產管理中的重要作用、發展方向及應注意的問題作簡要論述。
一、會計電算化在高等院校固定資產管理中的重要作用
1.全面詳細反映信息，滿足管理者需要
計算機容量大，運行速度快，能夠對固定資產管理中的有關數據進行快速、詳細的分析，全面客觀地反映各種信息，滿足管理者需要。明細分類核算是所有高等院校在固定資產管理中必須建立的核算方式，賬多量大，非常繁瑣。一些高等院校只將明細賬設置二級或三級，管理上過于籠統，尤其是隨著高等院校教學規模不斷擴大，科研能力不斷提高，以及相關生產經營方式的多樣化，高等院校的房屋、儀器設備、辦公用品、圖書等固定資產的種類不斷增多，數量不斷增大，如果一個學校的資產效益明細賬僅設置二級或三級，根本無法及時、準確反映出有關信息，無法滿足管理工作的需要。在手工條件下，設置更多級別的明細賬比較困難，在實行會計電算化后，使用計算機操作，則核算工作就非常方便。例如：學校對儀器設備這個會計科目設置明細賬，手工一般設置為：儀器設備——教學類二級，學校如果想統計其中某一種儀器的購入、現存、維修等情況，就比較困難，因為很難從這樣的賬簿設置中提取出有關信息供管理者使用，若想獲得相關數據只有等定期核對后才能計算得出。如果用計算機設置儀器設備明細賬，內容可以非常詳細，例如：儀器設備——教學類——北京產——使用科室——維修記錄——目前狀態，等等。此外，還可以根據需要設置更為詳細的明細賬目，便于及時查閱儀器設備明細賬，了解某種儀器設備的使用情況，合理使用資金，為教學和科研服務。
2.快速查閱各種固定資產價格
由于各種固定資產的價格變化較快，如果一個學校不能及時掌握某一物品的價格變化情況，勢必在物品采購上出現決策失誤，造成不必要的資金浪費。利用計算機強大的查索能力和網絡服務優勢，就能夠快速查閱到該產品的價格變化情況和不同生產廠家的產品價格、產品性能，供學校決策者參考，從中篩選出價格適宜、性能優越的產品，以最優惠的價格獲得最好的產品，服務學校的教學、科研和生產經營。
3.減輕管理人員的工作強度，提高工作效率
固定資產管理工作量大，涉及面廣，與各院、系、科室間聯系密切，統計數據多，變化頻繁，準確性要求高，稍有不慎，極易出現差錯，造成不必要的損失。以往人工記賬的方式導致管理人員工作強度很大，經常加班加點核對數據，制做統計報表。即使這樣，也難免發生差錯，工作效率低。實行會計電算化管理后，各院、系、科室間統計數據、統計報表“資源共享”，核對極其方便，管理人員的工作強度大大減輕，統計結果準確性增強，工作效率明顯提高。
二、高等院校實行會計電算化應注意的幾個問題
1.選擇適合本校實際的統計軟件。目前，市場上用于固定資產管理的統計軟件品目很多，有單用戶統計軟件和網絡統計軟件。單用戶統計軟件無法進行統計數據交換；網絡統計軟件價格較高，其優點是統計量大，有較強的數據交換功能。需要指出的是，無論單用戶統計軟件還是網絡統計軟件，用戶在使用時，總會發現一些不符合自身特點要求的程序設置，給用戶帶來不便。因此，各院校在選擇統計軟件時，一定要根據自身特點，盡可能選擇適合本校實際的統計軟件(以網絡統計軟件為首選)。
2.加強系統的安全性，防止出現意外事故。由于固定資產電算化管理往往是整個學校財會計算機管理一體化的一個組成部分，因此，必須加強系統的安全性，防止人為破壞。在實行電算化管理時，除對統計軟件本身的安全性提出較高的要求外，使用單位必須建立健全計算機管理制度，嚴格執行。專人負責，開機登記，嚴防意外事故發生。
3.提高整個會計人員的素質問題。隨著會計電算化的不斷發展，單靠少數人操作和管理計算機顯然已經無法滿足財會工作的需要。當務之急是要加強會計電算化業務知識培訓，讓所有會計工作人員了解和掌握計算機的有關性能、操作技能以及一些必要的計算機語言。提高整個會計人員的素質，只有這樣才能加強系統的安全性，防止意外事故發生，才能充分發揮會計電算化在高等院校固定資產管理中的積極作用。
4.加強制度建設問題。會計電算化決不僅僅是一臺電腦，一套軟件即可完成的簡單投資行為。電算化工作的開展必須有完善的管理、嚴密的制度做保證。目前，多數財務軟件以數據庫作為開發工具，稍懂計算機知識的人員都可以查閱甚至修改數據，要想解決好財務系統的安全保密問題，不能只僅僅依靠軟件本身的口令限制，還必須把人的主觀性考慮進去。電算化工作必須從人員上機加強管理，制定必要的上機操作記錄制度、操作人員的工作職責和工作權限。其次，要有嚴格的硬件、軟件管理制度，實行會計電算化，會計的大量數據資料都存儲在計算機的硬盤或軟盤上，為確保數據資料不被破壞，必須制定保證機房設備安全和電子計算機正常運轉的措施。
總之，會計電算化是會計改革和會計工作現代化乃至高校管理現代化的發展趨勢。隨著計算機在各個部門的應用，會計軟件的性能、功能也不斷提高。作為高校不能只著眼于會計軟件代替手工操作，更要發揮其管理作用，為高校發展創造更大的經濟效益。
一、會計電算化在高等院校固定資產管理中的重要作用
1.全面詳細反映信息，滿足管理者需要
計算機容量大，運行速度快，能夠對固定資產管理中的有關數據進行快速、詳細的分析，全面客觀地反映各種信息，滿足管理者需要。明細分類核算是所有高等院校在固定資產管理中必須建立的核算方式，賬多量大，非常繁瑣。一些高等院校只將明細賬設置二級或三級，管理上過于籠統，尤其是隨著高等院校教學規模不斷擴大，科研能力不斷提高，以及相關生產經營方式的多樣化，高等院校的房屋、儀器設備、辦公用品、圖書等固定資產的種類不斷增多，數量不斷增大，如果一個學校的資產效益明細賬僅設置二級或三級，根本無法及時、準確反映出有關信息，無法滿足管理工作的需要。在手工條件下，設置更多級別的明細賬比較困難，在實行會計電算化后，使用計算機操作，則核算工作就非常方便。例如：學校對儀器設備這個會計科目設置明細賬，手工一般設置為：儀器設備——教學類二級，學校如果想統計其中某一種儀器的購入、現存、維修等情況，就比較困難，因為很難從這樣的賬簿設置中提取出有關信息供管理者使用，若想獲得相關數據只有等定期核對后才能計算得出。如果用計算機設置儀器設備明細賬，內容可以非常詳細，例如：儀器設備——教學類——北京產——使用科室——維修記錄——目前狀態，等等。此外，還可以根據需要設置更為詳細的明細賬目，便于及時查閱儀器設備明細賬，了解某種儀器設備的使用情況，合理使用資金，為教學和科研服務。
2.快速查閱各種固定資產價格
由于各種固定資產的價格變化較快，如果一個學校不能及時掌握某一物品的價格變化情況，勢必在物品采購上出現決策失誤，造成不必要的資金浪費。利用計算機強大的查索能力和網絡服務優勢，就能夠快速查閱到該產品的價格變化情況和不同生產廠家的產品價格、產品性能，供學校決策者參考，從中篩選出價格適宜、性能優越的產品，以最優惠的價格獲得最好的產品，服務學校的教學、科研和生產經營。
3.減輕管理人員的工作強度，提高工作效率
固定資產管理工作量大，涉及面廣，與各院、系、科室間聯系密切，統計數據多，變化頻繁，準確性要求高，稍有不慎，極易出現差錯，造成不必要的損失。以往人工記賬的方式導致管理人員工作強度很大，經常加班加點核對數據，制做統計報表。即使這樣，也難免發生差錯，工作效率低。實行會計電算化管理后，各院、系、科室間統計數據、統計報表“資源共享”，核對極其方便，管理人員的工作強度大大減輕，統計結果準確性增強，工作效率明顯提高。
二、高等院校實行會計電算化應注意的幾個問題
1.選擇適合本校實際的統計軟件。目前，市場上用于固定資產管理的統計軟件品目很多，有單用戶統計軟件和網絡統計軟件。單用戶統計軟件無法進行統計數據交換；網絡統計軟件價格較高，其優點是統計量大，有較強的數據交換功能。需要指出的是，無論單用戶統計軟件還是網絡統計軟件，用戶在使用時，總會發現一些不符合自身特點要求的程序設置，給用戶帶來不便。因此，各院校在選擇統計軟件時，一定要根據自身特點，盡可能選擇適合本校實際的統計軟件(以網絡統計軟件為首選)。
2.加強系統的安全性，防止出現意外事故。由于固定資產電算化管理往往是整個學校財會計算機管理一體化的一個組成部分，因此，必須加強系統的安全性，防止人為破壞。在實行電算化管理時，除對統計軟件本身的安全性提出較高的要求外，使用單位必須建立健全計算機管理制度，嚴格執行。專人負責，開機登記，嚴防意外事故發生。
3.提高整個會計人員的素質問題。隨著會計電算化的不斷發展，單靠少數人操作和管理計算機顯然已經無法滿足財會工作的需要。當務之急是要加強會計電算化業務知識培訓，讓所有會計工作人員了解和掌握計算機的有關性能、操作技能以及一些必要的計算機語言。提高整個會計人員的素質，只有這樣才能加強系統的安全性，防止意外事故發生，才能充分發揮會計電算化在高等院校固定資產管理中的積極作用。
4.加強制度建設問題。會計電算化決不僅僅是一臺電腦，一套軟件即可完成的簡單投資行為。電算化工作的開展必須有完善的管理、嚴密的制度做保證。目前，多數財務軟件以數據庫作為開發工具，稍懂計算機知識的人員都可以查閱甚至修改數據，要想解決好財務系統的安全保密問題，不能只僅僅依靠軟件本身的口令限制，還必須把人的主觀性考慮進去。電算化工作必須從人員上機加強管理，制定必要的上機操作記錄制度、操作人員的工作職責和工作權限。其次，要有嚴格的硬件、軟件管理制度，實行會計電算化，會計的大量數據資料都存儲在計算機的硬盤或軟盤上，為確保數據資料不被破壞，必須制定保證機房設備安全和電子計算機正常運轉的措施。
總之，會計電算化是會計改革和會計工作現代化乃至高校管理現代化的發展趨勢。隨著計算機在各個部門的應用，會計軟件的性能、功能也不斷提高。作為高校不能只著眼于會計軟件代替手工操作，更要發揮其管理作用，為高校發展創造更大的經濟效益。
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