外貿(mào)企業(yè)的存貨主要包括：商品采購(gòu)（在途商品）、庫(kù)存出口商品、庫(kù)存進(jìn)口商品、庫(kù)存其他商品、待運(yùn)和發(fā)出商品、加工商品等商品存貨，還有材料物資、包裝物、低值易耗品等非商品存貨。

    存貨會(huì)計(jì)核算的一項(xiàng)主要任務(wù)就是正確地計(jì)算和確定存貨的數(shù)量與價(jià)值以及存貨發(fā)出和銷售的數(shù)量與價(jià)值，正確計(jì)算銷售成本。加強(qiáng)存貨管理，首先要求建立和健全商品出入庫(kù)制度，完善商品出入庫(kù)手續(xù)；其次就是對(duì)商品的出入庫(kù)實(shí)行全面的電算化管理。

    一、商品存貨實(shí)行電算化管理的要求

    商品的出入庫(kù)要求實(shí)行全面的電算化管理，即各種表格的填制和各種單證的輸入，各種賬的生成，及各部門之間的資料傳送、信息反饋都要求通過系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。因此，要求系統(tǒng)軟件將倉(cāng)庫(kù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)處理融為一體，實(shí)現(xiàn)一體化管理，改進(jìn)一般財(cái)務(wù)軟件按財(cái)務(wù)流程進(jìn)行財(cái)務(wù)處理的局限，通過業(yè)務(wù)分類，輸入相應(yīng)的原始憑證信息直接生成記賬憑證，對(duì)一些相同的數(shù)據(jù)、資料、信息實(shí)行共享，相互牽制，確保數(shù)據(jù)資料的一致性、準(zhǔn)確性，達(dá)到正確計(jì)算和確定存貨的數(shù)量與價(jià)值、商品的銷售數(shù)量與成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的目的。

    二、商品存貨對(duì)系統(tǒng)軟件的要求及具體做法

    （一）有關(guān)數(shù)據(jù)資料的傳送和接收

    1.倉(cāng)庫(kù)在輸入各種“商品入庫(kù)單”時(shí)，只需輸入商品的合同號(hào)、貨號(hào)（或編號(hào)）、實(shí)進(jìn)數(shù)量，電腦就馬上能從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上取得有關(guān)商品的名稱規(guī)格、計(jì)量單位、單價(jià)、金額、稅率、稅額、包裝尺碼、毛重、凈重、供應(yīng)商等資料。同樣，在輸入各種“商品出庫(kù)單”時(shí)，只需輸入單證的編號(hào)，就馬上能從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上調(diào)出該單的具體內(nèi)容，再與“出庫(kù)單”核對(duì)。如一致，按確認(rèn)即可；如與“出庫(kù)單”的“實(shí)發(fā)數(shù)量”不一致，則在“實(shí)發(fā)數(shù)量”欄上輸入實(shí)發(fā)數(shù)量，并據(jù)以登記“庫(kù)存商品明細(xì)賬”。同時(shí)將信息反饋到業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)上，這樣，將大大減輕倉(cāng)庫(kù)入賬的工作量。

    2.業(yè)務(wù)部門能及時(shí)在電腦上查詢商品的出入庫(kù)情況，根據(jù)供貨合同的具體要求對(duì)“商品入庫(kù)單”的資料進(jìn)行認(rèn)真審核和確認(rèn)。根據(jù)“商品出庫(kù)單”的“實(shí)發(fā)數(shù)量”來確認(rèn)實(shí)際出口情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，與供貨單位聯(lián)系，確保出口業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，對(duì)已審核確認(rèn)后的“商品入庫(kù)單”、“商品出庫(kù)單”等所有單據(jù)不得隨意改動(dòng)，電腦自動(dòng)將“實(shí)進(jìn)數(shù)量”和“實(shí)發(fā)數(shù)量”登記“庫(kù)存商品明細(xì)賬”，確保進(jìn)賬資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，對(duì)倉(cāng)庫(kù)送來的“商品驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題報(bào)告單”及時(shí)提出處理意見，并將信息反饋到倉(cāng)庫(kù)。

    3.業(yè)務(wù)部門收到供貨單位開的發(fā)票等有關(guān)單證后，只需輸入發(fā)票上的合同號(hào)，馬上就能調(diào)出該合同的詳細(xì)資料，便于快速審核所開發(fā)票的內(nèi)容是否正確，如商品貨號(hào)、名稱規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等是否與供貨合同相符。相符的根據(jù)已審核確認(rèn)的“商品入庫(kù)單”編制“付款申請(qǐng)表”。編制時(shí)，只需輸入“商品入庫(kù)單”的編號(hào)（可一次調(diào)出多個(gè)），生成一個(gè)總的“付款申請(qǐng)表”，明細(xì)資料按具體貨號(hào)列出。對(duì)直接在工廠出貨的商品在“商品采購(gòu)”科目核算。如屬同一供貨單位，可與進(jìn)倉(cāng)的共編一份“付款申請(qǐng)表”，但必須在“付款申請(qǐng)表”的具體貨號(hào)上注明“進(jìn)倉(cāng)”或“直出”。“付款申請(qǐng)表”由部門經(jīng)理審核無誤后，連同“商品入倉(cāng)單”及供貨單位開出的發(fā)票等單證送交財(cái)務(wù)部門付款。同時(shí)，對(duì)已生成“付款申請(qǐng)表”的“商品入庫(kù)單”作付款記錄，如部分付款的應(yīng)在具體貨號(hào)對(duì)應(yīng)的備注欄上注明，作為日后付款的依據(jù)。

    4.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門送來的“付款通知單”、“商品入庫(kù)單”、發(fā)票等有關(guān)單證后，只需輸入“付款申請(qǐng)表”的編號(hào)，就可以從業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)調(diào)出該“付款通知單”的明細(xì)資料，并能直接在“付款通知單”上隨意調(diào)出相應(yīng)的“商品入庫(kù)單”，與業(yè)務(wù)送來的資料進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)無誤后，財(cái)會(huì)人員只需按一下確認(rèn)，就可生成相應(yīng)的“會(huì)計(jì)憑證”，并根據(jù)“付款申請(qǐng)表”明細(xì)內(nèi)容登記“庫(kù)存商品明細(xì)賬”及“商品采購(gòu)”明細(xì)賬。同時(shí)，將“付款申請(qǐng)表”的編號(hào)自動(dòng)記入銀行存款的明細(xì)賬內(nèi)。財(cái)務(wù)部門付款后，馬上將信息反饋到業(yè)務(wù)部門。如貨款的付出日期、扣稅金額、扣費(fèi)金額、實(shí)付金額等，方便業(yè)務(wù)部門隨時(shí)查詢。

    5.財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門送來的“出口發(fā)票”或“內(nèi)銷發(fā)票”和“商品出庫(kù)單”等單證后，只需輸入“出口發(fā)票”或“商品出庫(kù)單”的編號(hào)（可一次輸入多編號(hào)），先從倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)調(diào)出該“商品出庫(kù)單”的資料，與業(yè)務(wù)送來的資料進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)無誤后，財(cái)會(huì)人員只需按一下確認(rèn)，再直接在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上取出各具體商品的成本加以匯總，就可生成相應(yīng)的“會(huì)計(jì)憑證”。并根據(jù)“商品出庫(kù)單”明細(xì)內(nèi)容登記“庫(kù)存出口商品明細(xì)賬”，同時(shí)根據(jù)“出口發(fā)票”的內(nèi)容登記其他有關(guān)科目的明細(xì)賬。

    6.月末，對(duì)已入庫(kù)未付款的商品進(jìn)行預(yù)估。即將業(yè)務(wù)已確認(rèn)的“入庫(kù)通知單”中沒有付款記錄的，進(jìn)行列表并加以匯總，編制“會(huì)計(jì)憑證”，下月初用“紅字”沖回。在工廠直出的根據(jù)“商品采購(gòu)”科目的貸方余額進(jìn)行預(yù)估。

   （二）財(cái)務(wù)與倉(cāng)庫(kù)、業(yè)務(wù)對(duì)賬

    每月或每季度月結(jié)后，倉(cāng)庫(kù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)各按合同、貨號(hào)編制“庫(kù)存商品結(jié)存表”，相互之間進(jìn)行對(duì)賬，編制“庫(kù)存商品對(duì)賬調(diào)節(jié)表”。對(duì)有疑問的商品，只需在“調(diào)節(jié)表”上點(diǎn)一下，就能調(diào)出該商品出倉(cāng)的詳細(xì)資料，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)調(diào)整。季度編制“庫(kù)存商品對(duì)賬情況表”。

    （三）商品存貨的分析（編制各種分析表）

    在電算化系統(tǒng)中，應(yīng)同時(shí)具有對(duì)商品存貨進(jìn)行多方面分析的功能，如賬齡分析；合理庫(kù)存與不合理庫(kù)存比率的分析；商品結(jié)構(gòu)的分析；商品進(jìn)價(jià)的分析等。通過分析，使企業(yè)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。