【摘要】正確理解和掌握SAP系統采購收貨和發票校驗的集成性對會計業務的影響,可以為物料數據分析和成本數據分析提供有力工具,保證數據真實、完整、實時和豐富,為企業管理者提供決策支持。

　　【關鍵詞】SAP;采購收貨;發票校驗;集成;影響

　　mySAP ERP系統是一種可以實現跨地區、跨部門、甚至跨公司整合實時信息的企業管理信息系統,講究賬實相符和集成。正確理解和掌握SAP系統采購收貨和發票校驗的集成性對會計業務的影響,可以為物料數據分析和成本數據分析提供有力工具,保證數據真實、完整、實時和豐富,為企業管理者提供決策支持。

　　一、 關于SAP系統的簡要介紹

　　mySAP ERP系統是德國SAP公司在全球廣泛推廣的管理軟件系統,約有120多個國家的超過19300家集團運行SAP系統。mySAP ERP系統能夠使會計的核算監督管理職能和業務緊密聯系在一起,從而使計劃、預算、監控、分析的觸角直接深入企業各個職能部門的終端,為企業的運作提供決策支持。

　　作為一種企業資源計劃系統,SAP系統具備兩大特點:一是基于配置而不是基于開發,最大限度降低實施的風險;二是分模塊管理,相互集成。采購收貨和基于收貨的發票校驗功能充分體現了SAP系統物流模塊和財務模塊的集成關系。

　　通過基于收貨的發票校驗,系統可以從采購訂單和收貨中獲取相關數量和金額的信息;完成過賬動作時,數據實時自動傳入財務會計模塊。二者通過一個中轉科目“GR/IR”(相當于物資采購科目)對清結轉,并要求財務人員完成三單包括采購訂單、收貨和發票校驗的匹配審核工作,加強了內部控制管理機制。

　　二、采購收貨和發票校驗模式

　　(一)采購收貨的模式

　　采購收貨按照系統配置的移動類型執行完成,例如通常以編碼101作為采購收貨的移動類型。

　　采購訂單收貨是執行采購訂單的一個環節,屬于采購和倉儲部門的職責范圍,系統通過自動記賬功能生成會計憑證。

　　(二)發票校驗的模式。收到發票后,通過發票校驗實現應付賬款掛賬。

　　在SAP系統中,輸入發票可以有三種模式:

　　1.參照采購訂單。操作人員只需要輸入采購訂單號,系統會根據采購收貨情況,自動帶入發票的數量、金額、稅率和付款條款等項目。如果實際收到的發票和默認值有差異,在容差限制額度內可以更改。

　　2.參照采購收貨單。這種方法同(一)的操作相似,不同之處在于輸入發票時選擇參照收貨單號。

　　3.不做參照,手工在財務模塊處理。這種方法不集成,由財務人員手工輸入發票項,分別計入總賬、存貨或固定資產。

　　本文僅考慮參照采購訂單及采購收貨單、要求基于收貨進行發票校驗的模式。

　　三、影響會計科目的因素

　　收貨及發票校驗動作完成后,系統按照預先配置設定的科目自動生成會計憑證。涉及的會計科目主要受以下因素影響:

　　(一)存貨計價方法

　　SAP比較典型的兩種存貨計價方法為標準成本價和移動平均價。

　　(二)收貨與發票校驗的先后次序

　　一種為已收到發票未收到貨的情況,發票晚于收貨,通常稱之為GNB;

　　另一種為已收到貨未收到發票的情況,收貨晚于發票,通常稱之為BNG。

　　物資采購科目在SAP系統中通常設置為“GR/IR”,主要用于收貨和發票校驗時的過渡科目。

　　四、采購收貨和發票校驗的集成性對財務會計的業務影響

　　(一)GNB/標準成本價

　　發票價差是發票價格和采購訂單價格之間形成的差異,計入“材料成本差異”會計科目。

　　(二)GNB/移動平均價

　　收貨時直接按采購訂單計入存貨價值;收發票時的價差,視庫存充足與否影響科目。

　　1.如果庫存充足,系統直接更新庫存價值;

　　2.如果庫存低于發票數量,按庫存比例追加到庫存價值,不足部分計入“材料成本差異”科目。

　　(三)BNG/標準成本價

　　收到發票進行校驗時,按發票金額計入“GR/IR&rdquo1473收貨時按照標準成本計入存貨科目,采購訂單與發票之間的差異計入“材料成本差異”科目。

　　(四)BNG/移動平均價

　　收到發票進行校驗時,按發票金額計入“GR/IR&rdquo1473收貨時按照采購訂單價格計入存貨科目,采購訂單與發票之間的差異計入“材料成本差異”科目。

　　五、現舉例說明如下(為賬目清晰起見,以下事例均不考慮增值稅)

　　標準成本價:20元/件(初始移動平均價:25元/件)

　　采購訂單價:23元/件 發票價格:22元/件

　　初始庫存數量:100件收貨:100件 發貨:120件

　　(一)GNB/標準成本價

　　收貨時:

　　借:存貨20×100=2 000

　　    材料成本差異 3×100=300

　　    貸:GR/IR 23×100=2 300

　　收到發票校驗時:

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應付賬款—供應商 22×100=2 200

　　        材料成本差異1×100=100

　　(二)GNB/移動平均價/庫存充足

　　收貨時:

　　借:存貨 23×100=2 300

　　    貸:GR/IR 23×100=2 300

　　收到發票校驗時:

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應付賬款—供應商22×100=2 200

　　        存貨 1×100=100

　　(三)GNB/移動平均價/庫存不足

　　收貨時:

　　借:存貨23×100=2 300

　　    貸:GR/IR23×100=2 300

　　發貨時的移動平均價為(25×100+2 300)/200=24元/件

　　借:成本或其他類科目24×120=2 880

　　    貸:存貨24×120=2 880

　　收到發票校驗時:

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應付賬款—供應商22×100=2 200

　　        存貨1×80=80

　　        材料成本差異1×20=20

　　(四)BNG/標準成本價

　　收到發票校驗時:

　　借:GR/IR 23×100=2 300

　　    貸:應付賬款—供應商22×100=2 200

　　        材料成本差異 1×100=100

　　收貨時:

　　借:存貨20×100=2 000

　　    材料成本差異3×100=300

　　    貸:GR/IR23×100=2 300

　　(五)BNG/移動平均價

　　收到發票校驗時:

　　借:GR/IR23×100=2 300

　　    貸:應付賬款—供應商 22×100=2 200

　　        材料成本差異1×100=100

　　收貨時:

　　借:存貨 22×100=2 200

　　    材料成本差異1×100=100

　　     貸:GR/IR23×100=2 300

　　每月末收貨和發票校驗完畢,會計人員通過執行SAP系統的事務碼,可以按照系統后臺配置對GR/IR科目自動進行評估結轉,分別按照貨到票未到或票到貨未到的情況結轉至應付賬款暫估或在途物資。

　　如果考慮增值稅發票,系統也可以通過配置稅率及其運算參數,在發票校驗過賬時自動計算,并自動檢查是否正確,予以提示性的警告信息,完全正確匹配后才可以過賬生成會計憑證。

　　企業在實施ERP系統上線時,需要綜合考慮本單位的采購管控需求,制訂合理的配置方案,避免采購差異過大造成的未分攤或未分配過大,確保物料賬運行平穩,系統運行的產品成本與實際成本趨于一致,為企業管理者提供決策支持。

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