摘要：學院辦公室作為學校管理的基層單位,是學院工作的窗口。辦公室管理人員的水平決定著辦公室管理工作的水平。本文詳細分析了提高學院辦公室管理人員素質的途徑。

　　一般地講,辦公室管理人員的業務素質越高,則辦公室管理工作的質量也越高,相反的,則越低,可以說,辦公室管理人員的水平決定著辦公室管理工作的水平。但目前高校辦公室因為種種原因還存在著一些管理人員業務素質不高的問題。因此,如何提高辦公室管理人員的業務素質就成為當前高校辦公室急需解決的問題。筆者認為,提高學院辦公室管理人員素質可以從以下幾個方面做工作。

　　一、加強學習意識,提高個人修養

　　學習是接受新事物的重要途徑,事業要發展、素質要提高就必須樹立終身學習的理念,勤于思考,善于總結,不斷提高自身各方面修養,以適應事業發展的新形勢,適應現代化建設的新要求。一要加強政治理論學習,辦公室人員要具備辨別政治是非和理論聯系實際的能力,要熟悉現階段改革發展的基本思路和方針、政策,還要具有堅定的政治信念。二要加強法律法規學習,具備很強的依法行政觀念和較強的依法行政能力。辦公室是綜合部門,不僅要自己學法、懂法,而且要督促其他部門依法辦事,提高整個單位的依法行政水平。三要加強業務知識的學習。除具備扎實的業務功底、一定的組織管理能力和社會交往能力外,還要會熟練地使用和操作辦公自動化系統,不斷加快知識更新和實踐經驗積累。四要完善知識結構。既要掌握一定的科學文化知識,又要熟悉政治理論和政策法規;既要有干好辦公室工作的專業知識,又要有行政管理、公共關系學等相關知識;既要了解當前國際問題和世界格局,又要了解國情,了解我國政治、經濟、科技文化等方面的發展情況,符合復合型人才的要求。辦公室工作需要大家的團結協作,開拓進取、吃苦耐勞,只有樹立了埋頭苦干、不計名利、甘于寂寞和奉獻精神,才能從事業中找到支撐點、獲得成就感。

　　二、提高服務意識,注重服務的主動性

　　辦公室作為貫徹領導決策、反饋群眾意見、綜合協調內外、督促檢查工作的中樞機構。服務意識是每一位工作人員在平時的工作中所必須具備的。在具體的工作中首先要變被動服務為主動服務。要立足于改革和發展的大局,圍繞中心工作,增強工作的主動性、預見性和計劃性,凡事想的遠一點,謀的深一點,既想領導之所想,更要想領導之未想,為領導決策提供素材。二要逐步實現由事務型服務向政務型服務轉變。通過辦文、辦會、辦事這三個重點環節,為領導把好工作程序關、文件質量關和依法行政關。要牢固樹立為改革服務、為發展的思想,強化創新意識,發揚銳意進取、勇于創新的精神,根據新形勢新任務的要求,積極主動地想問題、謀思路,不但要善于發現問題、提出問題,更要在求真務實和創造性的執行中解決問題。

　　三、提高協調能力,確保政令暢通

　　綜合協調能力的高低是辦公室工作人員綜合素質的重要體現。綜合協調貫穿于辦公室工作的各個方面,這個作用發揮的好不好,關系到工作能否高效運轉。辦公室工作是承上啟下的橋梁和紐帶,要按照各級領導的意圖和要求思考、籌劃、安排和處理問題,協調各方面關系,統一思想,形成共識。更要協助領導抓工作部署,抓科學決策,抓工作落實,同領導保持一致,確保政令暢通。做好協調工作,要求我們必須了解全局、熟悉教學規律,按程序辦事,提高辦事效率,在日常工作中體現創新。圍繞本單位工作重點,既要按部就班,踏實工作,又要未雨綢繆,獻計獻策。在重大問題的處理上,要增強敏銳性,發揮“主心骨”作用。重大會議、重大活動的安排上,要不斷提高工作計劃性,做到長計劃,短安排,計劃性和靈活性相結合。辦公室工作無小事,既要嚴謹細致地做好每一個環節的工作,又要努力防止和克服求穩怕變、求穩怕亂的思想,以創新的精神,深入研究新情況,不斷解決新問題,努力拓寬新思路。

　　四、樹立協作意識,形成管理團隊

　　辦公室工作好壞,體現著人員間配合與協調與否,只有經常進行溝通、主動配合,思想上同心,目標上同向,工作上同干,才能做到同舟共濟,形成合力,體現整體形象,發揮整體優勢,增強整體戰斗力。在管理上要推行人性化管理,其目的就是通過最大限度發揮個體作用,形成整體活力,更好的推進工作。為此,要從三個方面加以認識。一要挖掘潛能。辦公室工作具有特殊性和較強的專業性,從人員文化素質、年齡結構、身體條件、辦事能力、性格特點上分析各有不同。堅持以人為本、推行人性化管理,就是通過認真了解每一個人的想法,掌握每一個人的特點,發揮每一個人的特長,激發每一個人的潛能,使每一個崗位人員個體作用得以充分展示和發揮,促進工作不斷創新。二要激發活力。辦公室是服務、協調的綜合機構,涉及的事務紛繁復雜,從事的工作枯燥繁瑣。唯有在辦公室采取“人性”的方式方法強化管理,努力營造尊重勞動、尊重知識、尊重人才、尊重創造的氛圍,為人的全面發展創造良好的政策環境、工作環境和生活環境,才能讓每一個人愛崗敬業,愉快的工作,充分展現自己的才能,始終保持健康向上、積極進取的精神面貌。三要推進工作。管理的目的在于優化,在于更好。一個服務優、效率高、運轉正常的辦公室,能夠充分體現人員水平、展現整體形象、密切干群關系、擔負起黨和群眾的橋梁紐帶作用。在辦公室推行人性化管理,要充分尊重個人,積極引導個人在集體中充分發揮能力,努力為推進辦公室各項工作,塑造良好形象,堅持可持續發展,做出應有貢獻。

　　五、開展培訓活動,提高業務素質

　　從單位來講,要加強各種形式的培訓活動。一是積極派出辦公室管理人員參加相關的培訓班等;二是單位內部可以定期舉辦一些辦公室管理人員業務培訓班,請富有經驗的老辦公室管理人員講述一些辦公室管理工作中常常出現的一些問題或讓大家相互討論、進行交流;三是鼓勵辦公室管理人員從事專業學術研究并經常和外界保持聯系,多參加一些社會上的學術交流活動,開闊視野,將辦公室管理工作做好。

　　六、樹理信息意識,適應時代要求

　　信息是領導的“耳目”,積極收集和報送各種信息資料,為領導及時了解和掌握情況,做出科學決策提供較好的服務。在認真研究形勢、鉆研業務的基礎上,快捷、及時、有針對性地,對領導關注的重點問題、事關大局的重要情況、重要的社情民意,重大突發性事件,做出反應,準確反饋信息。信息工作是在認真總結經驗,主動查找不足中進行的,要針對領導決策之所需,站在全局的高度,多方面、多層次對問題進行研究,廣開思路,收集信息,使其盡量全面地反映工作的復雜性與迅變性。真實性是信息的生命,要實事求是,喜憂兼報。要加強對信息的宏觀綜合,提煉出有參謀、咨詢、決策價值的高質量信息。要善于發現新信息,把握事物發展的趨勢,搶占先機,為領導正確判斷形勢,科學決策提供高質量的信息參考服務。

　　參考文獻

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