Excel數(shù)據(jù)表格中的分分合合

來(lái)源: 互聯(lián)網(wǎng) 編輯： 2011/06/28 15:29:01　　字體：大小

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　　《三國(guó)演義》開(kāi)宗明義的第一句話就是“天下大勢(shì)，分久必合，合久必分”，這句帶有辯證思想的名言揭示了世間萬(wàn)物在不斷變化的規(guī)律。作為Office中人，經(jīng)常需要處理一些分分合合的數(shù)據(jù)，若沒(méi)有幾下高招，有人恐怕一個(gè)回合就要繳械投降。

　　一、數(shù)據(jù)的拆分與提取

　　學(xué)員小劉是一名業(yè)績(jī)非常出色的銷售經(jīng)理，他在記錄客戶的通訊地址和郵政編碼時(shí)，將它們放在了一個(gè)單元格中，到了年底想利用Word中的“郵件合并”功能給每位客戶發(fā)送賀卡郵件時(shí)，看著三四千條客戶信息，才發(fā)現(xiàn)這樣的記錄方式有問(wèn)題，趕緊發(fā)郵件向我求助。幸運(yùn)的是，這個(gè)Excel文檔中填寫地址和郵政編碼數(shù)據(jù)的中間有一個(gè)空格，所以可以在10秒鐘之內(nèi)輕松搞定。

　　（1）數(shù)據(jù)拆分操作

　　由于數(shù)據(jù)量較大，所以要先通過(guò)列號(hào)將整列全部選中。進(jìn)入“數(shù)據(jù)→分列”命令，選擇默認(rèn)的“分隔符號(hào)”選項(xiàng)，單擊“下一步”按鈕。然后將中間“空格”的選項(xiàng)選中，會(huì)在下方看到分列的預(yù)覽。再進(jìn)入“下一步”，單擊“完成”按鈕，好了，大功告成。

　　如果中間沒(méi)空格，前面的客戶地址信息文本長(zhǎng)度又不一致呢？也不難，15秒即可完成。無(wú)法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函數(shù)。在Excel中文本提取函數(shù)常用的有3種：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分別從“左”、“右”和“中間”提取單元格中的文本字符。本例中，分別使用“LEFT”和“RIGHT”來(lái)提取客戶地址信息和郵政編碼。

　　（2）文本提取函數(shù)的操作

　　先來(lái)看看右側(cè)“郵政編碼”數(shù)據(jù)的提取。將光標(biāo)定在B2單元格中，輸入公式“=RIGHT（A2，6）”，回車后，就能自動(dòng)提取出數(shù)據(jù)源A2單元格右側(cè)第6位文本字符，也就是郵政編碼數(shù)據(jù)信息，最后填充柄填充就能計(jì)算出下方地址中所有右側(cè)的6位郵政編碼信息面再來(lái)看看左側(cè)“客戶地址”數(shù)據(jù)的提取。將光標(biāo)定在第1個(gè)客戶地址單元格后面C2單元格中，然后在單元格中輸入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”。回車，再用填充柄向下填充所有客戶地址信息。

　　小提示：由于左側(cè)的文本字符長(zhǎng)度不一致，所以要在“LEFT函數(shù)”的第2個(gè)參數(shù)中嵌套一個(gè)“LEN函數(shù)”。“LEN函數(shù)”的作用是計(jì)算出A2單元格的總字符個(gè)數(shù)，然后用總的字符數(shù)減去6位郵政編碼，計(jì)算出地址的文本字符數(shù)。

　　二、數(shù)據(jù)的合并

　　除了把數(shù)據(jù)進(jìn)行拆分或提取，數(shù)據(jù)常常需要合并，有兩種常用方法。

　　下面來(lái)看一個(gè)例子，客戶所在的“城市”和“地址”信息分別記錄在了兩個(gè)單元格中，現(xiàn)在需要將它們合并到一起，生成一個(gè)“通訊地址”，如何實(shí)現(xiàn)？

　　將光標(biāo)定在C2單元格中，然后在其中輸入公式“=A2&"市"&B2”（這個(gè)公式說(shuō)明有3個(gè)文本相加，分別是城市名稱、“市”字符和客戶地址信息）。回車后，銷售城市地區(qū)和客戶地址信息就合并到了一起，最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函數(shù)”，在B2單元格中輸入“=CONCATENATE（A2，"市"，B2）”，也可以把多個(gè)文本進(jìn)行合并，大家可根據(jù)個(gè)人喜好自由選擇。

　　老師點(diǎn)睛：

　　很多公司或人員都把Excel當(dāng)作小型數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)使用，數(shù)據(jù)查詢工作必不可少。這些查詢功能有一個(gè)相同的前提，就是盡可能地將數(shù)據(jù)按照不同的內(nèi)容分類，把數(shù)據(jù)拆分成信息單一的“字段”表的形式。例如，為通訊地址信息分別建立“城市”和“地址”2個(gè)字段，為電話信息分別建立區(qū)號(hào)”、“總機(jī)”和“分機(jī)”3個(gè)字段。這樣才能按照字段進(jìn)行排序、篩選、數(shù)據(jù)透視表、甚至使用一些查找函數(shù)來(lái)查詢和檢索數(shù)據(jù)。

　　在使用或查看數(shù)據(jù)信息時(shí)，有時(shí)又需要較完整的數(shù)據(jù)信息，那么就需要將數(shù)據(jù)進(jìn)行合并。無(wú)論拆分還合并只是一種操作手段，目的是利用Excel將數(shù)據(jù)信息管理好，讓它為我們的應(yīng)用提供便利，成為我們辦公中的得力助手。

【我要糾錯(cuò)】責(zé)任編輯：雨非

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