這筆費用可以做營業外收入的分錄。具體的處理方式是，以員工離職為基礎，計算應退回的金額，將原有的報銷費用從應退回金額中扣減掉，再以營業外收入形式寫入分錄，即“借：營業外收入X元；貸：現金X元”，其中X為應扣減的金額。 營業外收入的記賬，是為了確保企業的實際收入，以保證企業的財政收支平衡，同時也是財務報表的一部分，可以納入企業的稅率計算；如果把營業外收入當做其他收入記賬，可能會導致稅收計算不準確，甚至出現違反稅務規定的情況。因此，有必要將營業外收入和其他收入進行區分，從而避免由此帶來的稅務風險。