在財務軟件里，使用預收用應收的負數和預付用應付的負數，是因為企業在實施財務管理時，會遇到某些特殊情況，如付款還沒實施就已經到賬，或先收到款，后才支付款。這種情況下，企業會利用預收和預付的功能，把先到賬的款收入預收，把先支付的款支出預付，把應收應付結算賬戶上的余款轉到預收預付賬戶上，等待以后實際收付款時，再從預收預付賬戶把款項轉回應收應付結算賬戶上。最后出報表的時候，應收應付兩條記錄均為負數，才能表示它們是預收和預付。至于預收和預付里面的數字必須調回，因為它們的作用只是臨時收付，只有在實際賬面上有了對賬時，才可能把預收或預付的款項調回原來的應收應付結算賬戶上。拓展知識：預收和預付也是一種抵消的財務方式，在一定的情況下，也可以用于抵消彼此之間的欠款。比如，公司A 向公司B 借了10 萬元，但是同時B 公司也向 A 公司購買了貨物，欠了A 公司一筆款。那么A 公司可以將B 公司付給A 公司的10 萬元收好，同時將B 公司應該支付給A 公司的款項做為“預付款”，拿來抵消已經支付出去的10 萬元，實現抵消。