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至月末發票單據仍未到達的,財務部就需做“暫估入賬”操作了。
月末財務部將所有單據齊全的入庫單轉為入庫憑證,剩下未轉為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入賬”的入庫單,為穩妥起見,將這些需暫估入庫的入庫單清單發一份給采購部備查。
通過程序支持,暫估操作是可以自動化的,點擊系統中“暫估入賬”按扭,系統自動進行暫估入賬操作。系統在入庫單信息上加注暫估標記,在應付賬子系統登記一筆應付款記錄,并有暫估標記,同時產生暫估憑證:
借:原材料
其他應收款:暫估進項稅
貸:應付賬款——暫估
下月初,將上月“暫估入賬”沖回,產生紅沖憑證,此時應付賬子系統記入一筆紅沖金額,將上月“暫估入賬”數據沖回,子系統中入庫單的“暫估”標記消失,處于未編制憑證狀態,材料子系統數量、金額不變。
采用這種材料“暫估入賬”法一方面保證了月末總賬和子系統賬的完全一致,同時材料子系統賬始終和倉庫實物數據一致,應付賬子系統明細賬能夠反映材料到貨和發票到達的實際情況,更重要的是暫估入賬材料的“暫估”價格其實就是采購實價,據此計算的生產成本是完全正確的。
值得注意的是,不管采取何種“暫估入賬”法,發票單據是必需及時交到財務部來辦理賬務手續的,在實踐最好采用考核機制來保證發票單據的及時性。
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