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試算平衡法是會計核算賬簿的一種常見方法,當試算不平衡,表示記賬一定有錯誤,每到期末會計都會編制試算平衡表進行檢查,那么如何用excel編制試算平衡表呢?今天就交大家一個簡單的方法~
利用數據透視表可以快速準確地編制試算平衡表,并計算“借方金額余額”和“貸方金額余額”。
1.插入數據透視表
2.在數據透視表字段列表中,選擇相應的字段,點鼠標右鍵,將科目代碼、科目名稱添加到列標簽。
3.在數據透視表字段列表中,選擇相應的字段,點鼠標右鍵,將借方金額、貸方金額添加到Σ數值欄目中,并點擊相應值旁邊的三角形按鈕,進行值字段設置,將匯總方式設置為求和。
4.選擇數據透視表工具欄目下方的“設計”功能區,點擊“分類匯總”下方三角形按鈕,選擇不顯示分類匯總。
5.僅僅計算出借方金額和貸方金額還不夠,試算平衡表需要的是各自的余額,因此需要添加二者的余額字段。
通過數據透視表工具中的計算字段,可以添加“借方金額余額”和“貸方金額余額”,并進行計算。
6.在插入計算字段窗口,名稱欄目輸入“借方金額余額”,在公式欄目輸入“= if((借方金額- 貸方金額)>0,(借方金額- 貸方金額),0)”;
同樣,再次插入計算字段,名稱欄目輸入“貸方金額余額”,在公式欄目輸入“= if((貸方金額-借方金額)>0,(貸方金額- 借方金額),0)”。
7.在設計功能區中,選擇數據透視表樣式,套用相應的表格模板;并將C、D兩列數據的單元格格式,設置為“會計專用”,添加貨幣符號,并將0值所在單元格顯示為“-”。
8.在數據透視表字段列表中,選擇“月”字段,將其添加到報表篩選中;并將數據透視表字段列表中的借方金額、貸方金額,通過點擊前方的復選框,進行隱藏。
9.通過報表篩選選擇的是“全部”則是顯示全年的試算平衡表,如果通過下拉菜單選擇月份,則是該月的試算平衡表。
10.因為在準確的試算平衡表中,其借方金額余額的總和和貸方金額余額的總和應該相等。所以在A3單元格中輸入公式:=IF(SUM(C:C-D:D)=0,“”,“借貸金額不平衡”),并將該單元格填充色設置為橙色,便于使用者及時糾正錯誤。
11.如果要編制的是某個月的試算平衡表,可以在工作表標簽欄目中,選中本工作表標簽,點右鍵,選擇“移動或復制”工作表,并在彈出的對話框中選擇“建立副本”,并“移至最后”。
12.如果要編制的是某個月的試算平衡表,則在報表篩選的下拉菜單中選擇相應的月份,并在A2單元格中輸入公式“=B4&”月試算平衡表“”。這時候,B4單元格中如果選擇的是1月,則B4單元格則顯示為“1月試算平衡表”。
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