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自動生成記帳憑證的程序設計基本思路
在《中國會計電算化》第6期上發表了李勁波同志《思維不變革，必然被“革命”》的文章，該文提出現有財務軟件的根本性思維缺陷是“原始信息-人腦-計算機”的數據處理模式，看完該文，本人頗有同感。
的確現有財務軟件是存在上述缺陷，如填制一張憑證，為了減少出現錯誤，一般都要求在向系統輸入憑證之前，先填制一張手工憑證。按照這種方法進行處理，不僅需要人腦的判斷處理，更為突出的缺陷是大大增加了操作人員的工作量，單從填制憑證的角度看，計算機會計處理比手工會計處理的工作量還要大（因為計算機處理不僅要填制手工憑證，而且還要將手工憑證輸入到計算機中），可見在這方面不改革，確有被“革命”的可能。
其實，我們只需按如下基本思想進行程序設計，在輸入憑證時，就可由操作者直接輸入原始信息，由計算機自動生成記帳憑證。 一、單據編號、附件張數、業務日期等的處理可按現有財務軟件的處理方法進行處理。
二、憑證摘要的處理 可以按照本人在《中國會計電算化》第5期上發表的《電算化會計中憑證摘要的處理方法》一文中提出的基本思想進行處理，所不同的是在憑證摘要庫中增加一個“明細摘要”字段，以便于計算機自動根據所輸入的憑證摘要調用相應的“明細摘要”。
三、自動生成記帳憑證
1.能從系統自動提取數據的記帳憑證，自動生成 例如，計提折舊、結轉收入類帳戶的余額、結轉支出類帳戶的余額等，都可由計算機根據系統數據自動生成記帳憑證，而無需操作者輸入原始數據。
2.有固定分錄模式的憑證，自動生成分錄模式 例如，提取現金備用、將現金存入銀行、支付固定資產清理費用等，都有固定的分錄模式，此類憑證，可由計算機自動生成分錄模式，輸入憑證時，只需操作者在憑證的金額欄輸入相應科目的金額即可。
3.無固定分錄模式的憑證，按如下方法進行處理
（1）在系統初始化時，定義好明細摘要表 如摘要為：購買材料支付部分貨款 對于該條摘要，可將摘要明細表定義如下：
品名單位數量單價金額 該表中的“品名”可由操作者按摘要處理方法輸入：“單位”、“單價”可事先定義好基本單位和基本單價，輸入憑證時由計算機根據品名自動確定，但可進行修改；金額由計算機自動計算確定。該表中涉及的材料品種較多時，可采用滾動錄入的方法錄入。
上表輸入完成，再在屏幕上顯示下表，由操作者輸入銷貨單位和已付款金額；未付款金額和進項稅額由計算機自動計算確定，但可進行修改。 銷貨單位： 項目金額 已付款金額
未付款金額 進項稅額 又如摘要為：結轉工資代扣代墊款 相應的明細摘要表可定義如下： 項目代扣款代墊款 水費 電費 醫藥費 該表中的項目可根據單位的實際情況事先定義，填制憑證時，由操作者根據款項的性質分別在代扣款、代墊款欄目中輸入相應的金額。
（2）填制憑證時，由計算機根據操作者輸入的摘要將相應的明細摘要表在屏幕上顯示出來。
（3）由操作者在明細摘要表中填寫相應的原始數據。
（4）由計算機根據明細摘要表的數據自動生成記帳憑證。
按照上述方法設計程序，操作者在輸入憑證時，只需作出簡單的判斷輸入原始數據，計算機就可自動生成記帳憑證，而且無需在向系統輸入數據前填制手工憑證，這將大大減少手工操作的負擔。同時，在核對憑證時，可由計算機自動將相應的明細摘要表調出，從而便于直接將原始信息與記帳憑證進行核對。為了便于審計工作的開展，打印記帳憑證時，可連同明細摘要表一并打印。
的確現有財務軟件是存在上述缺陷，如填制一張憑證，為了減少出現錯誤，一般都要求在向系統輸入憑證之前，先填制一張手工憑證。按照這種方法進行處理，不僅需要人腦的判斷處理，更為突出的缺陷是大大增加了操作人員的工作量，單從填制憑證的角度看，計算機會計處理比手工會計處理的工作量還要大（因為計算機處理不僅要填制手工憑證，而且還要將手工憑證輸入到計算機中），可見在這方面不改革，確有被“革命”的可能。
其實，我們只需按如下基本思想進行程序設計，在輸入憑證時，就可由操作者直接輸入原始信息，由計算機自動生成記帳憑證。 一、單據編號、附件張數、業務日期等的處理可按現有財務軟件的處理方法進行處理。
二、憑證摘要的處理 可以按照本人在《中國會計電算化》第5期上發表的《電算化會計中憑證摘要的處理方法》一文中提出的基本思想進行處理，所不同的是在憑證摘要庫中增加一個“明細摘要”字段，以便于計算機自動根據所輸入的憑證摘要調用相應的“明細摘要”。
三、自動生成記帳憑證
1.能從系統自動提取數據的記帳憑證，自動生成 例如，計提折舊、結轉收入類帳戶的余額、結轉支出類帳戶的余額等，都可由計算機根據系統數據自動生成記帳憑證，而無需操作者輸入原始數據。
2.有固定分錄模式的憑證，自動生成分錄模式 例如，提取現金備用、將現金存入銀行、支付固定資產清理費用等，都有固定的分錄模式，此類憑證，可由計算機自動生成分錄模式，輸入憑證時，只需操作者在憑證的金額欄輸入相應科目的金額即可。
3.無固定分錄模式的憑證，按如下方法進行處理
（1）在系統初始化時，定義好明細摘要表 如摘要為：購買材料支付部分貨款 對于該條摘要，可將摘要明細表定義如下：
品名單位數量單價金額 該表中的“品名”可由操作者按摘要處理方法輸入：“單位”、“單價”可事先定義好基本單位和基本單價，輸入憑證時由計算機根據品名自動確定，但可進行修改；金額由計算機自動計算確定。該表中涉及的材料品種較多時，可采用滾動錄入的方法錄入。
上表輸入完成，再在屏幕上顯示下表，由操作者輸入銷貨單位和已付款金額；未付款金額和進項稅額由計算機自動計算確定，但可進行修改。 銷貨單位： 項目金額 已付款金額
未付款金額 進項稅額 又如摘要為：結轉工資代扣代墊款 相應的明細摘要表可定義如下： 項目代扣款代墊款 水費 電費 醫藥費 該表中的項目可根據單位的實際情況事先定義，填制憑證時，由操作者根據款項的性質分別在代扣款、代墊款欄目中輸入相應的金額。
（2）填制憑證時，由計算機根據操作者輸入的摘要將相應的明細摘要表在屏幕上顯示出來。
（3）由操作者在明細摘要表中填寫相應的原始數據。
（4）由計算機根據明細摘要表的數據自動生成記帳憑證。
按照上述方法設計程序，操作者在輸入憑證時，只需作出簡單的判斷輸入原始數據，計算機就可自動生成記帳憑證，而且無需在向系統輸入數據前填制手工憑證，這將大大減少手工操作的負擔。同時，在核對憑證時，可由計算機自動將相應的明細摘要表調出，從而便于直接將原始信息與記帳憑證進行核對。為了便于審計工作的開展，打印記帳憑證時，可連同明細摘要表一并打印。
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