我們是局機關，一般體制內單位都要設食堂，然后下屬單位每個季度都要打錢到我們的食堂賬戶里面，然后我們又用這個錢支付購買食堂食材。（局機關和下屬單位共用這個食堂，都要在里面吃飯。） 這個收到他們打的伙食費怎么做賬，購買食材又怎么做賬？